Как автоматизировать выставку на 10.000 участников. Кейс

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Клиент: организатор выставки «Дорога», ФГБУ «ИНФОРМАВТОДОР»

Месторасположение: Екатеринбург

Решение: система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников соревнований и массовых мероприятий, БАРС.ЭКСПО-2  

Результат: 10.000 человек получили бейджи разных категорий в трех разных пунктах аккредитации. По бейджам участники выставки попадали на площадку мероприятия и к разным событиям в рамках «Дороги 2019»

Что представляет собой выставка «Дорога»

В середине прошлого октября Екатеринбург-Экспо выступил площадкой проведения выставки «Дорога». Она предназначена специалистам транспортной индустрии из всех уголков мира. В 2019 выставка собрала на площадке 10.000 участников.

Это важное и статусное мероприятие, которое в прошлом году посетили Дмитрий А. Медведев (Председатель Правительства РФ, 2012-2020 гг.), губернаторы разных регионов РФ, министры федерального правительства, зарубежные и российские экспоненты и гости.

Фото: doroga2019.ru

Задача

Чтобы аккредитовать экспонентов и посетителей, команда ДатаКрат воспользовалась системой БАРС.ЭКСПО-2. Аккредитованным участникам мы выдавали бейджи разного уровня – визуально они отличались своими лентами.

Оргкомитет выставки регистрировал экспонентов и гостей своими силами. Нам организаторы отправили имена зарегистрированных участников для последующей аккредитации и выдачи бейджей.

Фото: doroga2019.ru

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Решение

Поскольку объем работы был большой, потребовалось подготовить два десятка рабочих мест операторов аккредитации. Они располагались не только в Экспо-центре, а еще в трех местах – в аэропорту (шесть рабочих мест) и по два рабочих места в каждом из 2х отелей, где останавливались участники выставки.

Аккредитовывать экспонентов и посетителей таким способом было комфортно и для них, и для организаторов. ДатаКрат обеспечил участникам возможность аккредитоваться и забрать бейдж в аэропорту, по выходу из самолета или в месте проживания на время выставки. Так распределяется нагрузка на операторов аккредитации и оргкомитет знает, что с этим процессом не будет проблем на площадке в начале «Дороги 2019».

Фото: doroga2019.ru

Чтобы обеспечить контроль доступа участников к мероприятиям программы выставки, наша команда использовала мобильные терминалы сбора данных SEUIC, 10 шт. Еще сотрудники ДатаКрат контролировали проход людей через турникеты на входе в Екатеринбург-Экспо и между его терминалами.

Как разрешали сложные вопросы

Потребовалась интеграция БАРС.ЭКСПО-2 со сторонней системой контроля доступа, которая управляет турникетами входной группы Экспо-центра. Что и было сделано.

Поскольку на это мероприятие пригласили главу федерального правительства, вход в Екатеринбург-Экспо был существенно ограничен. Команда ДатаКрат работала в авральных условиях из-за тех сроков, которые определил заказчик.

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Результат

Чтобы успешно провести аккредитацию, нужно было начать ее за два дня до старта «Дороги 2019». Все операторы аккредитации были вовремя и в полной объеме обеспечены нами расходными материалами и оборудованием для оформления бейджей на 10.000 участников.

В режиме 24/7 сотрудники ДатаКрат поддерживали функционирование нашей системы регистрации, аккредитации и контроля доступа. БАРС.ЭКСПО-2 и наша команда хорошо отработали несмотря на сжатые сроки и большую нагрузку.

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Используйте БАРС.ЭКСПО-2

Чтобы сделать свое массовое мероприятие безопасным, полезным и удобным для его участников и посетителей! Мы устанавливаем системы регистрации и аккредитации на любых мероприятиях, а также предлагаем аренду оборудования для регистрации на выгодных условиях. 

Скачайте презентацию