Автоматизация выставок

Почему мы: услуги по организации выставки любого масштаба

У компании «ДатаКрат» огромный опыт (более 13 лет) в организации деятельности выставок и автоматизации выставок любых направлений: организация выставки-продажи, выставки-форума и т.д. Мы предоставляем услуги по организации выставки, ее автоматизации, по установке и настройке оборудования и программного обеспечения. Вы можете обратиться к нам разово или заказать организацию деятельности выставок, которые проходят регулярно. Системы для автоматизации выставок также можно приобрести в аренду на время проведения мероприятия.

Среди наших проектов — успешная организация выставок и массовых мероприятий с посещаемостью более 10 тысяч человек. Обратившись к нам, вы получите помощь в организации выставки на всех этапах, включая регистрацию участников, аккредитацию, контроль доступа. Услуги по организации выставки могут оказываться как разово, так и на постоянной основе, в случае проведения регулярных мероприятий. Также поможем в организации и проведении выставки в формате онлайн, или онлайн трансляции.Комплекс для организации выставок включает в себя оборудование и программное обеспечение, которые помогут сделать ваше мероприятие удобным, безопасным и эффективным.

Организация деятельности выставки с помощью комплекса «БАРС.ЭКСПО-2»

Программно-аппаратный комплекс «БАРС.ЭКСПО-2» позволяет организаторам выставок автоматизировать работу со всеми категориями участников: экспонентами и их гостями, посетителями, персоналом, застройщиками, волонтерами, службами безопасности, прессой и т.д.

Как работает комплекс для организации выставок БАРС.ЭКСПО-2

Организация деятельности выставок и работа с программно-аппаратным комплексом начинается задолго до даты проведения мероприятия. С помощью БАРС.ЭКСПО-2 вы организуете страницу web-регистрации на мероприятие, на которой будущие участники будут вводить данные о себе и получать информацию о мероприятии. Данные можно загружать и внешних файлов или CRM-систем.

Что дает программно-аппаратный комплекс для организации выставок

Вы можете приобрести у нас необходимое оборудование, программное обеспечение и расходные материалы. Автоматизация выставки будет выполнена «под ключ». Мы все настроим, обучим ваших специалистов и сопроводим работу на первом мероприятии.

Организация выставок не обязательно предполагает покупку оборудования. Вы можете арендовать необходимое оборудование и программное обеспечение с удаленной настройкой или вызвать нашу команду для проведения мероприятия.

Почтовые рассылки

Использование адресной email-рассылки БАРС.ЭКСПО-2 позволит вам отправить каждому участнику, личное приглашение, ознакомить его с условиями участия, предоставить доступ к личному кабинету. Согласитесь, что это и приятно и удобно.

Анкетирование при регистрации

Организуйте опросы участников, получите ответы на интересующие вопросы, включая вопросы для процедуры выставочного аудита, с помощью системы анкетирования в программно-аппаратном комплексе «БАРС.ЭКСПО-2». Объективно, это один из самых полезных инструментов для сбора нужной информации.

Ответить на вопросы анкеты можно не только на сайте при регистрации, но и у оператора по выдаче бейджей или в терминалах самообслуживания.

Помните, что правильно организованная предварительная регистрация участников, посетителей и персонала позволит вам оценить потенциальный масштаб вашей выставки и точно спланировать ресурсы, а значит более эффективно провести мероприятие.

Продажа билетов

Хотите сделать выставку платной для посещения? Программно-аппаратный комплекс «БАРС.ЭКСПО-2» это умеет. Организуйте продажу билетов на сайте регистрации и на самой выставке через кассиров. Мы поставим и подключим необходимое оборудование.

Не хотите заниматься продажей билетов самостоятельно, привлекайте нас к этой задаче. Мы возьмем на себя организационные вопросы: юридические, подготовку оборудования, постановку его на учет и подключение, персонал кассиров и инкассацию. Вырученные средства за минусом комиссии мы переведем вам после выставки.

Аккредитация участников

Бейдж – символ мероприятия. Бейджи могут быть разными: бумажными, пластиковыми, силиконовыми, электронными, ламинированными, с чипами и без, наклеиваемые и нет, составные и цельные, цветные и черно-белые, с фото и без.

Выбирайте любой вид, размер, цветность – у нас есть оборудование для изготовления любых бейджей любых форматов. БАРС.ЭКСПО-2 поможет вам создать уникальный макет для каждой категории ваших гостей и выводить на печать именно то и именно так, как вы придумали.

Аккредитация застройщиков стендов

БАРС.ЭКСПО-2 умеет делать временные бейджи для застройщиков стендов, а  также подготавливать и контролировать пропуска для автотранспорта, как на период застройки, так и на время самой выставки. Это удобно потому, что эти процессы становятся контролируемыми. Используйте БАРС.ЭКСПО-2 при подготовке и застройке выставки.

Выдача бейджей

Итак, настал тот самый момент – первый день выставки и первые часы после открытия. Как сделать так, чтобы все участники получили свои бейджи максимально легко и быстро, а в зоне регистрации не толпились очереди? Все просто: грамотно подобранное оборудование нашей компании и БАРС.ЭКСПО-2, который  умеет находить нужного участника менее, чем за 1 секунду, а выдавать бейджи всего за 5 секунд.

Кроме того, заполнить анкету, получить бейдж или купить билет можно у волонтеров с планшетами в любой точке выставки или через терминалы саморегистрации.

Применение бейджа на выставке

Бейдж уже давно не только средство делового представления человека, но еще и пропуск, и кошелек, и ключ.

Бейдж-пропуск. БАРС.ЭКСПО-2 позволяет делить участников, посетителей и персонал на категории, задавать программу выставки и настраивать доступ к этой программе по категориям.

Бейдж уникален. Для работы системы контроля бейдж должен содержать уникальный чип, штрихкод или QR-код, по которому система БАРС.ЭКСПО-2 поймет можно пропускать данного человека или нет.

Как система узнает это код? С помощью специализированных устройств: турникетов, валидаторов, мобильных терминалов, шлагбаумов, автоматических ворот, сканеров и т.д. Вы можете приобрести это оборудование или взять у нас в аренду.

Что даст контроль доступа 

• безопасность,
• информацию о том, кто пришел выставку и сколько времени провел,
• кто хотел попасть на закрытые мероприятия и не попал,
• какие пункты программы выставки самые популярные, а какие – нет,
• где в данный момент времени находится конкретный участник и маршрут его следования,
• контроль подъезда транспорта,
• контроль питания и кофе-брейков. 

Бейдж-ключ. Бейдж можно использовать в качестве ключа доступа к своей ячейке электронной камеры хранения.

Назначение встреч

Модуль назначения встреч БАРС.ЭКСПО-2 позволит участникам и посетителям вашей выставки провести переговоры без вашего участия. Пользователи сервиса дают согласие на участие в программе, приглашают друг друга через личные кабинеты БАРС.ЭКСПО-2, согласуют время и место проведения переговоров. Это существенно расширяет эффективность выставки, количество результативных контактов и переговоров существенно увеличивается, а значит, растет и популярность вашей выставки.

Контроль подарков и сертификатов

Как правильно проконтролировать выдачу раздаточных материалов, подарков, сертификатов об участии и т.д.? С помощью выданных бейджей.

БАРС.ЭКСПО-2 позволяет настроить правила выдачи для каждой категории участников и контролировать выдачу подарков или, скажем, сертификатов участникам. Таким образом вы избавляетесь от неконтролируемого расхода подарков, а с другой стороны всегда можете посмотреть, кто из участников не получил положенного сертификата или подарка и отправить ему после выставки.

Купить или арендовать? Решать вам

Вы можете приобрести у нас необходимое оборудование, программное обеспечение и расходные материалы. Мы все это настроим, обучим ваших специалистов и сопроводим работу на первом мероприятии.

Также вы можете арендовать необходимое оборудование и программное обеспечение  с удаленной настройкой или вызвать нашу команду для проведения мероприятия.

Что еще важно знать о БАРС.ЭКСПО-2

Наше решение – это удобный, эффективный и современный инструмент для организатора выставки любого масштаба. Применительно к выставкам возможности БАРС.ЭКСПО-2 не ограниченны описанными выше функциями. Если вы хотите узнать подробнее о возможностях системы, свяжитесь с нами. 

Мы с радостью расскажем обо всех особенностях и подберем необходимый функционал для автоматизации выставок под ваши задачи