Автоматизация крупного форума в Тюмени. Кейс

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Клиент: Конгрессно-выставочное агентство «Шелковый путь» – организационный комитет «Тюменского Нефтегазового Форума» (ТНГФ)

Месторасположение: Тюмень 

Решение: БАРС.ЭКСПО-2, система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников массовых мероприятий и соревнований 

Результат: прекрасно организованное международное мероприятие на 3.000+ участников с разграничением доступа в залы форума, к питанию и материалам, которые выдавались его гостям

Что представляет собой Тюменский Нефтегазовый Форум

Оргкомитет мероприятия дает такое определение «Тюменскому Нефтегазовому Форуму» на его сайте oilgasforum.ru: «главный отраслевой форум России, ежегодное деловое мероприятие международного уровня, собирающее более 3.000 экспертов, представителей федеральных министерств и ведомств, топ-менеджеров компаний-лидеров рынка. Включает различные форматы работы в рамках деловой программы и выставку инновационных технологий и разработок в области ТЭК». 

На форум приглашают экспертов отрасли и официальных лиц, зачастую высокого уровня. «В 2019 форум принял 3.000+ участников из 40+ регионов России. 75% участников – топ-менеджмент компаний нефтегазовой отрасли из 20+ стран» (oilgasforum.ru).

Фото: oilgasforum.ru

Задача

Оргкомитету ТНГФ нужно было хорошо зарекомендовавшее себя решение, которое позволяет регистрировать и аккредитовать участников разных категорий, гостей и сотрудников, разделить всех зарегистрированных по уровню доступа к тому или иному пункту программы мероприятия, раздаточным материалам и питанию. Поскольку БАРС.ЭКСПО-2, разработанная ДатаКрат, решает именно эти задачи, наша система подошла заказчику.

Фото: oilgasforum.ru

Решение

Организация предварительной регистрации

Чтобы заказчику было удобнее регистрировать потенциальных участников и гостей мероприятия и работать с информацией о них, разработчики ДатаКрат интегрировали БАРС.ЭКСПО-2 с AMO CRM, которую использовал оргкомитет форума. В БАРС.ЭКСПО-2 регистрация доступна на двух языках – русском и английском. Это имеет ключевое значение для мероприятий, на которые приезжают участники из разных стран. 

Интеграция нашей системы регистрации и аккредитации с AMO CRM дала оргкомитету возможность соотносить информацию о зарегистрированных на форум людей с данными из системы учета клиентов заказчика. Так складывается точное понимание, кто заинтересован в ТНГФ, как лучше спланировать программу форума, разграничить доступ к ее пунктам для участников разных категорий и рассчитать: 

• сколько видов раздаточных материалов подготовить и отпечатать,
• сколько комплектов и какого питания обеспечить в каждый из дней ТНГФ,
• предусмотреть прочие моменты в организации мероприятия.

Анализ данных и расчет необходимых ресурсов минимизирует расходы на проведение мероприятия с одной стороны и обеспечивает достойный уровень гостеприимства всем посетителям, даже самого высокого статуса, с другой стороны.

Организация аккредитации

Непосредственно на форуме, в павильоне у места проведения ТНГФ, предварительно зарегистрированные участники и гости предъявляли операторам аккредитации свои данные – либо сохраненные в мобильном телефоне/ планшете, либо в распечатанном на бумаге виде. На основании этой информации операторы выдавали участникам персональные бейджи нужной категории. Она имела большое значение, поскольку категория бейджа влияла на получение участником доступа в разные залы форума, к определенному пакету материалов и питанию.

Чтобы справиться с ожидаемой нагрузкой, мы подготовили для операторов аккредитации 12 рабочих мест. Каждое из них состояло из следующего оборудования: фотокомплекса на базе фотоаппарата WEB-камеры, ноутбука, настольного считывателя карт и принтера для печати на пластиковых картах. Такой комплект оборудования позволял операторам:

• находить информацию о гостях, персонале и участниках форума по заполненному опроснику предварительной регистрации, коду или индивидуальным данным;
• верифицировать информацию и редактировать ее, если нужно;
• сделать фото и выдать бейджи;
• контролировать бейджи;
• вернуть и заменить бейджи;
• раздавать и держать под контролем материалы для участников.

Раздача материалов участникам ТНГФ

Категория бейджа помогала определить, какой пакет материалов предназначен каждому участнику форума. Это удобно и посетителям, и оргкомитету, который подготовил определенное количество пакетов материалов для всех категорий участников.

Организация контроля доступа и его разграничение

Разграничение доступа к пунктам программы форума было одной из важных задач для команды ДатаКрат. Решить вопрос удалось с помощью установки турникетов с блок-ридерами, DK-V 2000.

Один пропускной пункт на входе и выходе из здания Технопарка мы оборудовали тремя турникетами, второй пропускной пункт на входе в зал пленарной сессии – двумя турникетами.

Организаторы контролировали и разграничивали вход в залы и зоны форума, используя мобильные терминалы сбора данных, SEUIC A9. Их потребовалось 11 штук, которые ДатаКрат поставила оргкомитету.

Вообще, у компании есть всё нужное оборудование для обеспечения работы БАРС.ЭКСПО-2.

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Экран безопасности

Рядом с несколькими турникетами мы смонтировали большие жидкокристаллические мониторы. На них выводились имя и фотография того участника форума, чьи данные с бейджа считались на пропускном пункте. Идея установить экран безопасности оказалась удачной – многие их воспринимали как форму приветствия. Служба безопасности решала свою задачу – ее сотрудники внимательно отслеживали, совпадает ли фотография на мониторе с лицом человека, предъявившего бейдж.

Организация контроля питания

Как и с раздаточными материалами, питание предназначалось определенным категориям участников. Бейдж служил пропуском в точку питания. Считать с него информацию можно было с помощью SEUIC A9, мобильного терминала сбора данных.

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Фото: oilgasforum.ru

Результат

10ый ТНГФ был организован на высоком уровне и достиг заявленных целей. Команда ДатаКрат и система регистрации, аккредитации и контроля доступа «БАРС.ЭКСПО-2» показали свои компетенции и возможности в условиях крупного международного форума.

БАРС.ЭКСПО-2 сыграла ключевую роль в том, насколько просто и удобно было потенциальным участникам и посетителям зарегистрироваться до мероприятия и аккредитоваться непосредственно на форуме. Организаторы смогли эффективно работать с данными предварительной регистрации и планировать ТНГФ. Контроль и разграничение доступа к пунктам программы, раздаточным материалам и питанию помогли оргкомитету провести форум именно так, как это было необходимо.

Четкая организация мероприятия всегда улучшает то, как участники и гости воспринимают его, захотят ли они посетить мероприятие еще раз. Поэтому организаторы обычно вкладывают массу сил и средств в подготовку мероприятий. Это же стимулирует их использовать такие системы автоматизации как БАРС.ЭКСПО-2.

Мы довольны тем, что приняли участие в проведении форума, получили опыт работы на статусном мероприятии. ДатаКрат с удовольствием выступит партнером для организации последующих ТНГФ. Оказываем услуги по организации форумов любого масштаба. 

Используйте БАРС.ЭКСПО-2

Чтобы сделать свое массовое мероприятие безопасным, полезным и удобным для его участников и посетителей! Мы готовы обеспечить средства организации мероприятия, установить системы регистрации и аккредитации "под ключ". Также вы можете заказать аренду оборудования для регистрации на удобных условиях. 

Скачать презентацию