Автоматизация крупного форума в Тюмени. Кейс

Автоматизация крупного форума в Тюмени. Кейс

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Клиент: Конгрессно-выставочное агентство «Шелковый путь» – организационный комитет «Тюменского Нефтегазового Форума» (ТНГФ)

Месторасположение: Тюмень 

Решение: БАРС.ЭКСПО-2, система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников массовых мероприятий и соревнований 

Результат: прекрасно организованное международное мероприятие на 3.000+ участников с разграничением доступа в залы форума, к питанию и материалам, которые выдавались его гостям

Что представляет собой Тюменский Нефтегазовый Форум

Оргкомитет мероприятия дает такое определение «Тюменскому Нефтегазовому Форуму» на его сайте oilgasforum.ru: «главный отраслевой форум России, ежегодное деловое мероприятие международного уровня, собирающее более 3.000 экспертов, представителей федеральных министерств и ведомств, топ-менеджеров компаний-лидеров рынка. Включает различные форматы работы в рамках деловой программы и выставку инновационных технологий и разработок в области ТЭК». 

На форум приглашают экспертов отрасли и официальных лиц, зачастую высокого уровня. «В 2019 форум принял 3.000+ участников из 40+ регионов России. 75% участников – топ-менеджмент компаний нефтегазовой отрасли из 20+ стран» (oilgasforum.ru).

Фото: oilgasforum.ru

Задача

Оргкомитету ТНГФ нужно было хорошо зарекомендовавшее себя решение, которое позволяет регистрировать и аккредитовать участников разных категорий, гостей и сотрудников, разделить всех зарегистрированных по уровню доступа к тому или иному пункту программы мероприятия, раздаточным материалам и питанию. Поскольку БАРС.ЭКСПО-2, разработанная ДатаКрат, решает именно эти задачи, наша система подошла заказчику.

Фото: oilgasforum.ru

Решение

Организация предварительной регистрации

Чтобы заказчику было удобнее регистрировать потенциальных участников и гостей мероприятия и работать с информацией о них, разработчики ДатаКрат интегрировали БАРС.ЭКСПО-2 с AMO CRM, которую использовал оргкомитет форума. В БАРС.ЭКСПО-2 регистрация доступна на двух языках – русском и английском. Это имеет ключевое значение для мероприятий, на которые приезжают участники из разных стран. 

Интеграция нашей системы регистрации и аккредитации с AMO CRM дала оргкомитету возможность соотносить информацию о зарегистрированных на форум людей с данными из системы учета клиентов заказчика. Так складывается точное понимание, кто заинтересован в ТНГФ, как лучше спланировать программу форума, разграничить доступ к ее пунктам для участников разных категорий и рассчитать: 

  • сколько видов раздаточных материалов подготовить и отпечатать,
  • сколько комплектов и какого питания обеспечить в каждый из дней ТНГФ,
  • предусмотреть прочие моменты в организации мероприятия.

Анализ данных и расчет необходимых ресурсов минимизирует расходы на проведение мероприятия с одной стороны и обеспечивает достойный уровень гостеприимства всем посетителям, даже самого высокого статуса, с другой стороны.

Организация аккредитации

Непосредственно на форуме, в павильоне у места проведения ТНГФ, предварительно зарегистрированные участники и гости предъявляли операторам аккредитации свои данные – либо сохраненные в мобильном телефоне/ планшете, либо в распечатанном на бумаге виде. На основании этой информации операторы выдавали участникам персональные бейджи нужной категории. Она имела большое значение, поскольку категория бейджа влияла на получение участником доступа в разные залы форума, к определенному пакету материалов и питанию.

Чтобы справиться с ожидаемой нагрузкой, мы подготовили для операторов аккредитации 12 рабочих мест. Каждое из них состояло из следующего оборудования: фотокомплекса на базе фотоаппарата WEB-камеры, ноутбука, настольного считывателя карт и принтера для печати на пластиковых картах. Такой комплект оборудования позволял операторам:

  • находить информацию о гостях, персонале и участниках форума по заполненному опроснику предварительной регистрации, коду или индивидуальным данным;
  • верифицировать информацию и редактировать ее, если нужно;
  • сделать фото и выдать бейджи;
  • контролировать бейджи;
  • вернуть и заменить бейджи;
  • раздавать и держать под контролем материалы для участников.

 

Раздача материалов участникам ТНГФ

Категория бейджа помогала определить, какой пакет материалов предназначен каждому участнику форума. Это удобно и посетителям, и оргкомитету, который подготовил определенное количество пакетов материалов для всех категорий участников.

 

Организация контроля доступа и его разграничение

Разграничение доступа к пунктам программы форума было одной из важных задач для команды ДатаКрат. Решить вопрос удалось с помощью установки турникетов с блок-ридерами, DK-V 2000.

Один пропускной пункт на входе и выходе из здания Технопарка мы оборудовали тремя турникетами, второй пропускной пункт на входе в зал пленарной сессии – двумя турникетами.

Организаторы контролировали и разграничивали вход в залы и зоны форума, используя мобильные терминалы сбора данных, SEUIC A9. Их потребовалось 11 штук, которые ДатаКрат поставила оргкомитету.

Вообще, у компании есть всё нужное оборудование для обеспечения работы БАРС.ЭКСПО-2.

 

 

 

 

 

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Экран безопасности

Рядом с несколькими турникетами мы смонтировали большие жидкокристаллические мониторы. На них выводились имя и фотография того участника форума, чьи данные с бейджа считались на пропускном пункте. Идея установить экран безопасности оказалась удачной – многие их воспринимали как форму приветствия. Служба безопасности решала свою задачу – ее сотрудники внимательно отслеживали, совпадает ли фотография на мониторе с лицом человека, предъявившего бейдж.

Организация контроля питания

Как и с раздаточными материалами, питание предназначалось определенным категориям участников. Бейдж служил пропуском в точку питания. Считать с него информацию можно было с помощью SEUIC A9, мобильного терминала сбора данных.

Фото: Фотохост-агентство ТАСС

Фото: oilgasforum.ru

Результат

10ый ТНГФ был организован на высоком уровне и достиг заявленных целей. Команда ДатаКрат и система регистрации, аккредитации и контроля доступа «БАРС.ЭКСПО-2» показали свои компетенции и возможности в условиях крупного международного форума.

БАРС.ЭКСПО-2 сыграла ключевую роль в том, насколько просто и удобно было потенциальным участникам и посетителям зарегистрироваться до мероприятия и аккредитоваться непосредственно на форуме. Организаторы смогли эффективно работать с данными предварительной регистрации и планировать ТНГФ. Контроль и разграничение доступа к пунктам программы, раздаточным материалам и питанию помогли оргкомитету провести форум именно так, как это было необходимо.

Четкая организация мероприятия всегда улучшает то, как участники и гости воспринимают его, захотят ли они посетить мероприятие еще раз. Поэтому организаторы обычно вкладывают массу сил и средств в подготовку мероприятий. Это же стимулирует их использовать такие системы автоматизации как БАРС.ЭКСПО-2.

Мы довольны тем, что приняли участие в проведении форума, получили опыт работы на статусном мероприятии. ДатаКрат с удовольствием выступит партнером для организации последующих ТНГФ.

Используйте БАРС.ЭКСПО-2

Чтобы сделать свое массовое мероприятие безопасным, полезным и удобным для его участников и посетителей!

Скачать презентацию

 

Поделиться:
Возникли вопросы?
Поможем найти нужное решение
Нажимая кнопку "Перезвоните мне" Вы даете свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.
Поделиться:
Как электронные ценники стимулируют спрос в розничной торговле
Ритейл
26 Апреля 2021
Как электронные ценники стимулируют спрос в розничной торговле
Идет тестирование электронных ценников, которые снижают цену на товар с истекающим сроком годности.
Новый буклет «Платежно-пропускные системы для ледовых арен, стадионов и ФОКов»
ППС Барс
21 Апреля 2021
Новый буклет «Платежно-пропускные системы для ледовых арен, стадионов и ФОКов»
Вам доступен еще один буклет об особенностях и пользе платежно-пропускных систем на ледовых аренах, стадионах и ФОКах.
Магазин без продавцов по-шведски. Часть II
Ритейл
05 Апреля 2021
Магазин без продавцов по-шведски. Часть II
Продолжаем рассказывать о полностью автоматизированных торговых точках в Швеции и анализируем мировой опыт по работе магазинов без персонала.
Появились вопросы?
Поможем найти нужное решение, ПО или оборудование. Просто напишите нам!
Нажимая кнопку "Отправить" Вы даете свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.
Обратный звонок
Нажимая кнопку "Отправить" Вы даете свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.
ДатаКрат
Россия Свердловская область 620017 Екатеринбург пр. Космонавтов, 18, корпус 52
dk@datakrat.ru
+7 343 365-13-40
+7 343 365-15-51