2ой год подряд ДатаКрат обеспечивает автоматизацию форума на 3.000 человек. Кейс

Клиент: Конгрессно-выставочное агентство «Шелковый путь» – организационный комитет «Тюменского Нефтегазового Форума» (ТНФ)

Месторасположение: Тюмень

Задача: организаторам Форума нужен был подрядчик, способный обеспечить регистрацию 3.000 участников и гостей, выдачу им бейджей и маркетинговых материалов, контроль предоставления справки о здоровье, доступ к пунктам программы мероприятия и к питанию.

Решение: БАРС.ЭКСПО-2, программно-аппаратный комплекс для регистрации, аккредитации и контроля доступа участников массовых мероприятий и соревнований.

Результат: в условиях пандемии несколько тысяч человек успешно зарегистрированы, обеспечены бейджами, средствами индивидуальной защиты и раздаточными материалами соответствующего уровня. Доступ на территорию Форума получили только те, кто подтвердил статус «здоров» справкой. Контроль доступа в главный зал ТНФ и к питанию обеспечил порядок и внес значительный вклад в успешное проведение мероприятия.

Фото: пресс-служба TNF

Немного о ТНФ 2020

22-24 сентября в Тюмени на территории Тюменского Технопарка несмотря на пандемию прошел XI Тюменский Нефтегазовый Форум. Мероприятие собрало почти 3.000 гостей и участников. Форум проходил под девизом «Территория, свободная от COVID».

Участники и гости форума подтверждали статус «здоров» медицинскими справками. При необходимости гости могли сдать тест прямо перед площадкой проведения Форума или в аэропорту. Дополнительно каждый участник получал индивидуальный пакет со средствами индивидуальной защиты (маска, перчатки и антисептик). Гости, не подтвердившие свой статус «здоров», на территорию мероприятий не допускались.

В рамках Форума прошла Выставка инновационных разработок в области ТЭК, собравшая компании с передовыми продуктами и сервисами в нефтегазовой отрасли.

Фото: пресс-служба TNF

Задача

Организаторам Форума нужен был подрядчик, способный обеспечить регистрацию 3.000 участников и гостей, выдачу им бейджей и маркетинговых материалов, контроль предоставления справки о здоровье, доступ к пунктам программы мероприятия и к питанию.

Фото: пресс-служба TNF и собственные фото компании

Решение

Компания ДатаКрат выступила подрядчиком Форума и обеспечила зоны регистрации и выдачи бейджей участникам, портфелей, контроль доступа на территорию форум и в залы деловой программы, а также контроль доступа в зоны питания.

Традиционно для этой задачи был выбран программно-аппаратный комплекс «БАРС.ЭКСПО-2». Благодаря web-платформе «БАРС.ЭКСПО-2» точки выдачи бейджей могут располагаться в любом месте, где организован выход в интернет. 

Как следствие, участники ТНФ-2020 могли получить свой бейдж по прилету в аэропорту Тюмени, в отеле «Mercure Тюмень Центр» и в павильоне у Технопарка.

Cобственные фото компании

Как оборудовали рабочие места операторов регистрации

Всего компания ДатаКрат поставила, установила и настроила 13 комплектов автоматизированных рабочих мест для выдачи бейджей – ноутбуков, принтеров, сканеров, фотокомплексов и расходных материалов. Три точки выдачи бейджей работали в круглосуточном режиме.

Выдача подарков нужным категориям участников

Некоторые категории участников имели право на получение подарочного набора с презентационными материалами от Организаторов в зоне проведения форума. Для этого участник предъявлял свой бейдж оператору одной из 3х наших точек и система «БАРС.ЭКСПО-2» проверяла факт выдачи подарочного набора.

Если подарочный набор ранее не выдавался, то оператор выдавал портфель, а система фиксировала факт этой выдачи, дату, время и оператора во избежание повторной выдачи. Таким образом «БАРС.ЭКСПО-2» позволяет контролировать выдачу подарочных материалов, прокатного инвентаря, формы и существенно экономит бюджет проекта.

Cобственные фото компании

Какое оборудование использовали, чтобы контролировать доступ

Контроль доступа на Форум в этом году осуществлялся посредством 3х турникетов на территории форума и 3х турникетов в главный зал мероприятия «Атриум». Компания поставила оборудование – 6 турникетов и 2 приветственных экрана, на которые выводилось приветствие гостей и участников форума.

Турникеты нашей системы регистрации и аккредитации «БАРС.ЭКСПО-2» на входе не пропускали тех участников Форума, которые не сдали тест на «COVID-19» и не подтвердили статус «здоров».

Доступ на деловую программу и в зону питания контролировался 9 ручными мобильными терминалами.

Cобственные фото и видео компании

Результат

Участники, гости и персонал предъявляли свои бейджи волонтерам форума на входах в залы деловой программы и система «БАРС.ЭКСПО-2» проверяла наличие разрешения на посещение соответствующего мероприятия. Благодаря целостности системы, отсутствию обмена данными через внешние файлы, любое изменение в расписании деловой программы, выданные или изъятые бейджи, предоставленные разрешения на посещения или питание моментально отражались в системе «БАРС.ЭКСПО-2».

Таким образом «БАРС.ЭКСПО-2» не только оперативно решает поставленные Организатором задачи, но и показывает объективную картину по заинтересованности участников различными мероприятиями деловой программы, наполняемость залов, статистику их посещения.

Участники Форума отметили уже традиционно высокий уровень в организации мероприятия,  насыщенную деловую и культурную программы, интересных приглашенных гостей и контент выставки.

Фото: пресс-служба TNF

Для сотрудников нашей компании было приятно снова стать частью команды Организаторов такого знакового и интересного мероприятия как «Тюменский Нефтегазовый Форум-2020».

Мы искренне желаем дальнейшего роста и процветания Тюменскому Нефтегазовому Форуму и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Скачать презентацию кейса