2ой год подряд ДатаКрат обеспечивает автоматизацию форума на 3.000 человек. Кейс

2ой год подряд ДатаКрат обеспечивает автоматизацию форума на 3.000 человек. Кейс

Клиент: Конгрессно-выставочное агентство «Шелковый путь» – организационный комитет «Тюменского Нефтегазового Форума» (ТНФ)

Месторасположение: Тюмень

Задача: организаторам Форума нужен был подрядчик, способный обеспечить регистрацию 3.000 участников и гостей, выдачу им бейджей и маркетинговых материалов, контроль предоставления справки о здоровье, доступа к пунктам программы мероприятия и к питанию.

Решение: БАРС.ЭКСПО-2, программно-аппаратный комплекс для регистрации, аккредитации и контроля доступа участников массовых мероприятий и соревнований.

Результат: в условиях пандемии несколько тысяч человек успешно зарегистрированы, обеспечены бейджами, средствами индивидуальной защиты и раздаточными материалами соответствующего уровня. Доступ на территорию Форума получили только те, кто подтвердил статус «здоров» справкой. Контроль доступа в главный зал ТНФ и к питанию обеспечил порядок и внес значительный вклад в успешное проведение мероприятия.

Фото: пресс-служба TNF

Немного о ТНФ 2020

22-24 сентября в Тюмени на территории Тюменского Технопарка несмотря на пандемию прошел XI Тюменский Нефтегазовый Форум. Мероприятие собрало почти 3.000 гостей и участников. Форум проходил под девизом «Территория, свободная от COVID».

Участники и гости форума подтверждали статус «здоров» медицинскими справками. При необходимости гости могли сдать тест прямо перед площадкой проведения Форума или в аэропорту. Дополнительно каждый участник получал индивидуальный пакет со средствами индивидуальной защиты (маска, перчатки и антисептик). Гости, не подтвердившие свой статус «здоров», на территорию мероприятий не допускались.

В рамках Форума прошла Выставка инновационных разработок в области ТЭК, собравшая компании с передовыми продуктами и сервисами в нефтегазовой отрасли.

Фото: пресс-служба TNF

Задача

Организаторам Форума нужен был подрядчик, способный обеспечить регистрацию 3.000 участников и гостей, выдачу им бейджей и маркетинговых материалов, контроль предоставления справки о здоровье, доступа к пунктам программы мероприятия и к питанию.

Фото: пресс-служба TNF и собственные фото компании

Решение

Компания ДатаКрат выступила подрядчиком Форума и обеспечила зоны регистрации и выдачи бейджей участникам, портфелей, контроль доступа на территорию форум и в залы деловой программы, а также контроль доступа в зоны питания.

Традиционно для этой задачи был выбран программно-аппаратный комплекс «БАРС.ЭКСПО-2». Благодаря web-платформе «БАРС.ЭКСПО-2» точки выдачи бейджей могут располагаться в любом месте, где организован выход в интернет. 

Как следствие, участники ТНФ-2020 могли получить свой бейдж по прилету в аэропорту Тюмень, в отеле «Mercure Тюмень Центр» и в павильоне у Технопарка.

Cобственные фото компании

Как оборудовали рабочие места операторов регистрации

Всего компания ДатаКрат поставила, установила и настроила 13 комплектов автоматизированных рабочих мест для выдачи бейджей – ноутбуков, принтеров, сканеров, фотокомплексов и расходных материалов. Три точки выдачи бейджей работали в круглосуточном режиме.

Выдача подарков нужным категориям участников

Некоторые категории участников имели право на получение подарочного набора с презентационными материалами от Организаторов в зоне проведения форума. Для этого участник предъявлял свой бейдж оператору одной из 3х наших точек и система «БАРС.ЭКСПО-2» проверяла факт выдачи подарочного набора.

Если подарочный набор ранее не выдавался, то оператор выдавал портфель, а система фиксировала факт этой выдачи, дату, время и оператора во избежание повторной выдачи. Таким образом «БАРС.ЭКСПО-2» позволяет контролировать выдачу подарочных материалов, прокатного инвентаря, формы и существенно экономит бюджет проекта.

Cобственные фото компании

Какое оборудование использовали, чтобы контролировать доступ

Контроль доступа на Форум в этом году осуществлялся посредством 3х турникетов на территории форума и 3х турникетов в главный зал мероприятия «Атриум». Компания поставила оборудование – 6 турникетов и 2 приветственных экрана, на которые выводилось приветствие гостей и участников форума.

Турникеты нашей системы «БАРС.ЭКСПО-2» на входе не пропускали тех участников Форума, которые не сдали тест на «COVID-19» и не подтвердили статус «здоров».

Доступ на деловую программу и в зону питания контролировался 9 ручными мобильными терминалами.

Cобственные фото и видео компании

Результат

Участники, гости и персонал предъявляли свои бейджи волонтерам форума на входах в залы деловой программы и система «БАРС.ЭКСПО-2» проверяла наличие разрешения на посещение соответствующего мероприятия. Благодаря целостности системы, отсутствию обмена данными через внешние файлы, любое изменение в расписании деловой программы, выданные или изъятые бейджи, предоставленные разрешения на посещения или питание моментально отражались в системе «БАРС.ЭКСПО-2».

Таким образом «БАРС.ЭКСПО-2» не только оперативно решает поставленные Организатором задачи, но и показывает объективную картину по заинтересованности участников различными мероприятиями деловой программы, наполняемость залов, статистику их посещения.

Участники Форума отметили уже традиционно высокий уровень в организации мероприятия,  насыщенную деловую и культурную программы, интересных приглашенных гостей и контент выставки.

Фото: пресс-служба TNF

Для сотрудников нашей компании было приятно снова стать частью команды Организаторов такого знакового и интересного мероприятия как «Тюменский Нефтегазовый Форум-2020».

Мы искренне желаем дальнейшего роста и процветания Тюменскому Нефтегазовому Форуму и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Скачать презентацию кейса

Поделиться:
Возникли вопросы?
Поможем найти нужное решение
Нажимая кнопку "Перезвоните мне" Вы даете свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.
Поделиться:
Как ДатаКрат автоматизирует торговлю в сети крупного парфюмерно-косметического ритейлера. Кейс
Ритейл
Автоматизация торговли
Кейс
04 Ноября 2020
Как ДатаКрат автоматизирует торговлю в сети крупного парфюмерно-косметического ритейлера. Кейс
Многолетнее сотрудничество с клиентом стало возможным потому, что мы смогли предложить ему современное надежное ПО для кассового оборудования.
Нужны ли покупателям розничных магазинов кассы самообслуживания
Ритейл
Автоматизация торговли
02 Ноября 2020
Нужны ли покупателям розничных магазинов кассы самообслуживания
Опубликовано исследование с показателями востребованности касс самообслуживания в ритейле.
2ой год подряд ДатаКрат обеспечивает автоматизацию форума на 3.000 человек. Кейс
Экспо
Кейс
Автоматизация мероприятий
13 Октября 2020
2ой год подряд ДатаКрат обеспечивает автоматизацию форума на 3.000 человек. Кейс
В сентябре в Тюмени «БАРС.ЭКСПО-2» снова помогла организаторам провести XI Тюменский Нефтегазовый Форум.
Появились вопросы?
Поможем найти нужное решение, ПО или оборудование. Просто напишите нам!
Нажимая кнопку "Отправить" Вы даете свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.
Обратный звонок
Нажимая кнопку "Отправить" Вы даете свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.
ДатаКрат
Россия Свердловская область 620017 Екатеринбург пр. Космонавтов, 18, корпус 52
dk@datakrat.ru
+7 343 365-13-40
+7 343 365-15-51