Зачем нужна автоматизация магазину?

Любое предприятие торговли ставит перед собой цель увеличение прибыли. Чтобы достичь эту цель надо обеспечить в магазине жесткий контроль финансовых и товарных потоков, анализ и грамотное планирование работы, повышение производительности труда. Все эти задачи решает автоматизация торговли.

Для того, чтобы автоматизация торговли розничного магазина принесла свои плоды, надо пройти несклько шагов.

Шаг 1. Анализ необходимости внедрения

Прежде всего надо определиться с тем, зачем нужна автоматизация?

Базовые факторы:

1. Соответствие требованиям Законодательства (54-ФЗ, ЕГАИС, ФНС и т. п.)
2. Повышение эффективности документооборота
3. Грамотное ведение бухгалтерского учета и отчетности.

Мотивирующие факторы:

1. Создание единого стандарта учета, обмена, хранения, обработки и передачи информации, отчетности в компании
2. Сбор аналитики и формирование единой системы отчетности
3. Оперативный анализ данных, как следствие рост скорости и качества принятия оперативных решений
4. Формирование и развитие системы лояльности клиентов
5. Снижение трудозатрат
6. Увеличение скорости обслуживания
7. Увеличение скорости и качества бизнес-процессов магазина (прием, оценка, инвентаризация, перемещение и т. п.)
8. Снижение рисков воровства персонала.

Внедрение системы автоматизации в розничной торговле позволяет увеличивать прибыль за счет роста скорости, качества бизнес-процессов, за счет оперативной аналитики, снижения трудозатрат, повышает выручку за счет увеличения лояльности и персонализации подхода к клиенту.

Шаг 2. Определение технического задания на автоматизацию

Следующим шагом необходимо сформировать концепцию автоматизации магазина и не ее основе – техническое задание на внедрение системы автоматизации розничного магазина.

Подготовка необходимой информации. В первую очередь надо учесть следующие факторы:

1. Количество и состав юридических лиц, место нахождения, адреса торговых точек, система налогообложения.
2. Определить цели автоматизации.
3. Определить состава автоматизации
4. Дать краткое описание бизнес-процессов.
5. Определить состава участников процессов.
6. Определить видов деятельности, подпадающих под специальное регулирование (алкоголь, табак и т. п.)
7. Составление технологического профиля и технического задания.

Основные технологические процессы магазина

Далее вам надо продумать, какие технологические процессы розничной торговли вы будете автоматизировать:

1. Формирование организационной структуры магазина.
2. Группировка товаров и контрагентов.
3. Ввод номенклатуры в базу данных.
4. Приемка и выкладка товаров.
5. Ценообразование, установка наценки.
6. Управление системой лояльности: дисконтная система.
7. Контроль остатков товара.
8. Возвраты товара от клиента, возвраты товара поставщику и списание товара.
9. Заказ товара поставщику.
10. Формирование оплат поставщику.
11. Инвентаризация.
12. Работа с ЕГАИС.
13. Продажа товаров на кассе.

Шаг 3. Определение состава программно-аппартного комплекса магазина

На этом этапе надо определиться с тем, какое оборудование для автоматизации будет установлено на кассовых узлах, в торговом зале или на складе, а так же определиться с программных обеспечением, обеспечивающим работу и взаимодействие этого оборудования.

Программное обеспечение, используемое для автоматизации магазина

• Кассовое ПО
• Cистема учета товародвижения
• ПО для работы мобильных устройств
• Бухгалтерское ПО (суммовой учет)
• Система лояльности
• Видеонаблюдение и безопасность
• Специализированное ПО – ЕГАИАС, ГИС Меркурий
• Электронная Цифровая Подпись (ЭЦП)

Как выборать программное обеспечение для автоматизации магазина? Обратите внимание на три вещи. Во-первых, посмотрите на позиционирование ПО на рынке. Во-вторых, ознакомьтесь с примерами аналогичных внедрений. В-третьих, подрядчик должен вам предоставить грамотное и полное описание софта на основе предоставленного профиля и ТЗ, либо помощь в составлении тех. профиля и ТЗ, дать понятное описание результатов внедрения.

Оборудование, используемое для автоматизации магазина

• Персональные компьютеры, оргтехника
• Серверы
• Рабочее место кассира
• Весы
• Терминалы Сбора Данных
• Универсальный транспортный модуль (УТМ)
• Видеокамеры и рекордеры
• Локальная сеть
• Приемники, маршрутизаторы, точки доступа

На что обратить внимание при выборе оборудования для автоматизации магазина? Обратите внимание на условия эксплуатации и предполагаемую нагрузку. К примеру, оборудование, используемое в продуктовых магазинах должно быть приспособлено к работе в условиях воздействия жиров, кислот и влаги. Если в магазине будет низкая проходимость, к примеру, до 50 чеков в день, то можно использовать любое оборудование любого производителя. Если же предполгается высокая проходимость в магазине, то следуюет обратить внимание на ресурс оборудования, скорость его работы и т. п.

На что обратить внимание при выборе кассового модуля?

• Кассовое ПО должно уметь взаимодействовать с выбранным оборудованием и с банковским POS.
• Чем меньше экран и клавиатура устройства – тем больше вероятность ошибок ввода информации.
• ОС и технические характеристики необходимо согласовать с поставщиком ПО.
• Обязательное приобретение сервис-пакета на кассовый модуль.
• Чем длиннее гарантия – тем надежнее оборудование.

На что обратить внимание при выборе сканера штрих-кода?

Сканеры штрих-кодов бывают двух типов – 1D (одномерные) и 2D (двумерные). В настоящее время более актуальны 2D, т.к. появляется потребность считывать все больше информации, зашифрованной в  виде QR-кодов (как требования законодательства – ФСМ и АМ в ЕГАИС, так и маркетинговые акции, дисконтные карты, купоны и пр.).

Так же возможны два варианта установки и использования сканера — ручной и стационарный. Зачастую дополняют друг друга. Стационарный удобнее для работы на нагруженном кассовом узле в потоке, ручной – для считывания труднодоступных или поврежденных штрих-кодов + товаров, которые нет возможности выложить на кассовую ленту.

Для подключения к другому оборудованию используется проводное или беспроводное исполнение. Беспроводной удобнее и позволяет выйти за пределы рабочего места, но нет гарантии по считыванию, т. к. работа по радиоканалам (Bluеtooth), могут быть помехи, как правило нет обратной связи (лучше применять ТСД). С этой точки зрения проводной сканер надёжнее. При выборе сканера обратите внимание на показатели степени защиты (пыле- и влагозащищенность IPXX), возможность многократных падений с высоты на бетонный пол и т.д.

На что обратить внимание при выборе терминала сбора данных (ТСД)?

Терминал сбора данных может быть осначещен сканером штрих кода. Это может быть 1D (одномерный) или 2D (двумерный) сканер. В настоящее время  более актуальны 2D, которые позволяют считвать современные форматы QR кодов.

Так же сканеры, встроенный в терминал сбора, различаются по тому расстоянию, на котором способны считывать штрих-код. Встроенный сканер может быть обычным или дальнобойным. Для магазина лучше подойдет обычный, а вот для работы на складе стоит присмотреться к моделям с дальнобойным сканером.

Часть моделей ТДС может быть снабжена специальной ручкой, которая делает работу с ним более удобной и эргономичной.

Модели терминалов различаются по типу клавиатуры – она может быть цифровой или традиционной кнопочной. Если у ТДС физическая клавиатура, то стоит обратить внимание на количество клавиш, на то, какие из них можно запрограмировать на использование со специальными программными командами.

Еще одна характеристика, на которую стоит обратить внимание – Online и Offline режимы работы. Если используется онлайн-режим, то по какому интерфейсу идет связь – Wi-Fi, GSM?

Так же ТДС могут снабжаться дополнительными аксессуарами – АКБ повышенноё ёмкости, кредлы-зарядные устройства для возможности одновременной  зарядки нескольких устройств целиком или только АКБ и т. д.

Шаг 4. Выбор подрядной организации

Последним шагом должен стать выбор подрядной организации, которая будет проводить автоматизацию магазина. Давайте перечислим те моменты, на которые следует обратить внимание при выборе этой организации.

1. Наличие компетенций – умение закрыть все текущие и потенциальные ниши автоматизации, соответствие запроса предложению. Реальный опыт аналогичных внедрений. Умение создать связку существующих продуктов с внедряемыми. Возможности и перспективы развития ПО. Полноценность решения в рамках Технического задания.
2. Опыт работы на аналогичном сегменте рынка. Отзывы. Очень важно, чтобы программно-аппаратный комплекс соответствовал задачам именно вашей размерности и типа бизнеса, в противном случае будет либо недостаточный функционал, либо переплата за услуги. Необходимо тщательно проверить соответствие ТЗ заявленному функционалу и сделать ТЗ неотьемлимой частью договора.
3. Возможности компании в части ПО – чем ближе компания к разработчику ПО тем лучше. Необходимо иметь возможность быстрой адаптации ПО к поставленным задачам и меняющимся обстоятельствам. Законодательные изменения, новые форматы. Посредничество в этом вопросе приводит к снижению скорости и повышению стоимости изменений. Наличие компетенции разработчика позволяет строить программы обучения для разных категорий клиентов (опытные или новички). Наличие возможности получать консультации в процессе эксплуатации и обновления персонала. Наличие в функционале ПО технологий снижения издержке на персонал, на иные процессы.
4. Возможности компании в части поставки оборудования. Компаниями-производители или дистрибьютеры всегда будут иметь лучшие условия по сравнению с посредниками.

Как проверить. Посмотрите, с какими прозводителями и дистрибьюторами оборудования и программного обеспечения у подрядной организации есть контракты. Чем больше и дольше производитель ПО и оборудования сконцентрирован на решении конкретной задачи – тем профессиональнее у него продукты.