Недостачи, излишки и убытки: как пережить товароучет в ресторанах

Инвентаризация без ущерба для дела

Сотрудники совершают ошибки или вступают в сговор, чтобы намеренно вводить руководство в заблуждение. Персонал жульничает, продукты, которые должны были быть закуплены недавно, внезапно исчезают или из бара пропадает дорогой алкоголь. Большинство проблем в точках общепита так или иначе связано с человеческим фактором.

Например, бармен может взять напитки из бара, попросить бухгалтера-калькулятора не отражать недостачу в отчете и пообещать всё возместить. Однако это откладывается и забывается. Спустя месяцы, когда обнаруживается недостача в десятки тысяч рублей, бармена уже заменили. В одном кафе регулярно не хватало яиц и куриного филе. Позже выяснилось, что повара решили начать набирать мышечную массу, поэтому продукты, необходимые для правильного питания, были изъяты с кухни.

Подобные проблемы снимаются своевременными и регулярными инвентаризациями и товароучетом. Сегодня весь процесс можно автоматизировать. Программа сама отображает остатки и недостачи товаров, экономя время и нервы.

Бумажные бланки в инвентаризации уходят в прошлое.

Замена дорогих продуктов на более дешевые

В некоторых заведениях дорогие продукты заменяются более дешевыми. Например, бармен «по блату» налил другу дорогое вино, а на кассе пробивая дешевое. Затем, во время инвентаризации, в остатках будет больше дорогого вина, чем дешевого.

Излишки одного товара и недостаток другого называется пересортицей. Чтобы выяснить причину, необходимо проанализировать огромное количество документации, включая номенклатуры, технологические карты и накладные. Если они не сохранились в целости и сохранности, задача усложняется.

Однако если все товароучетные документы находятся в единой системе, то фактические данные о движении товаров можно автоматически извлечь и увидеть пересортицу.

Выручка на дне бокала

Инвентаризация в баре – это еще одна пытка.

Например, в ресторане есть одни и те же напитки в бутылках объемом 0,75 и 0,5 литра. В конце дня в каждого из них что-то остается. Как провести инвентаризацию содержимого этих бутылок? Можно налить жидкость в мерный стакан, посмотреть емкость и вылить обратно. Но при этом на стенках и дне стакана останутся следы напитка. Кроме того, на эту процедуру придется тратить много времени каждый день.

В качестве альтернативы можно использовать барную линейку. Это приспособление, используемое для того, чтобы отмерять содержимое во вскрытой бутылке, не переливая его. Однако это может быть непросто, если есть темные бутылки с алкоголем, так как при измерении можно допустить ошибку.

С r_keeper достаточно поместить початую бутылку на интегрированные в программу весы. Вес фирменных емкостей разной вместимости уже заложен в систему – вам нужно только указать вместимость бутылки.

Себестоимость блюд рассчитана неверно

Если себестоимость блюд рассчитывается неправильно, менеджер неверно рассчитает маржу (разницу между продажами и расходами).

«В этом случае вся управленческая отчетность летит коту под хвост, – объясняет Елена Кондратова, директор по продажам r_keeper. – На основе этих данных принимаются все решения в ресторанном бизнесе: какие блюда оставлять в меню, какие убирать, на что делать акции. Неправильно посчитали – приняли неверное решение».

В любом ресторане сотни позиций в меню, и было бы непрактично отслеживать все вручную. Товар, купленный сегодня по определенной цене, подорожал через неделю – это нужно учесть в себестоимости блюд и скорректировать наценку заведения. Делать это вручную на листочках или компьютере опасно. Легко запутаться, ошибиться в расчетах или забыть ввести данные. Поэтому лучше вести учет с помощью специальной программы, которая все точно рассчитает и автоматически возьмёт нужные данные.

Сервис r_keeper использует метод first-in, first-out («первый пришел, первый ушел»). Стоимость товара рассчитывается по текущей закупочной цене из накладной поставщика. Например, лосось постоянно дорожает, но программа автоматически рассчитывает себестоимость блюд из этой рыбы каждый раз, когда поступает новая партия лосося. Большинство процессов основано на том, что закупленное раньше, готовится раньше. 

Это позволяет отслеживать маржу блюда в зависимости от конкретных поставок, а не полагаться на усредненные данные.

Как складывается себестоимость блюд, адекватна ли наценка заведения и не слишком ли высока цена закупки – система всегда отображает реальные цифры.

Нарушена рецептура

Ошибки в учете могут быть вызваны нарушением рецептуры и не всегда по вине поваров. Например, гость заказывает салат «Цезарь». В рецепте указаны помидоры черри, но их нет в наличии, поэтому повар решает заменить их обычными, поэтому учет может показать нехватку помидоров.

Эту проблему в r_keeper можно решить с помощью функции «Компенсирующая запись». Она позволяет вносить ретроспективные корректировки, не влияя на учет. Найдите накладную и введите данные. Программа сразу же пересчитает всё, без каких-либо дополнительных действий со стороны пользователя.

«Альтернативные ингредиенты для блюд можно предусмотреть в программе с помощью функции взаимозамены продуктов. Например, можно заранее вбить в систему правило: «Если закончится салат латук, ты начинаешь списывать айсберг. Когда заканчивается айсберг, списываешь салат романо, – поясняет Елена Кондратова. – И таких правил можно создать сколь угодно много».

Помимо учета отдельных ингредиентов, в список товаров можно добавлять полуфабрикаты. Например, если в заведении есть готовые основы для салатов, их можно просто внести в систему как полуфабрикаты во время инвентаризации, и программа сама разложит блюдо на составляющие.

Товарный учет в ресторанном бизнесе не так страшен, как принято считать. Особенно если использовать современное программное обеспечение автоматизации, которое упрощает жизнь и помогает бизнесу избежать серьезных ошибок. Весь необходимый функционал есть в программе StoreHouse, чтобы её использовать не нужно ничего покупать – достаточно иметь лицензию r_keeper.