Как успешно провести крупные международные соревнования с помощью ДатаКрат. Кейс

Клиент: Международный комитет Игр «Дети Азии»

Месторасположение: г. Южно-Сахалинск, Сахалинская обл.

Решение: БАРС.ЭКСПО-2 – система, которая позволяет организаторам соревнований и массовых мероприятий регистрировать, аккредитовать участников, контролировать и разграничивать доступ на мероприятие, продавать билеты онлайн и в обычных кассах 

Результат: Игры вдохновили детей заниматься спортом и оставили у всех причастных ощущение праздника. Город проведения первых зимних игр «Дети Азии» усовершенствовал свою спортивную инфраструктуру.

Фото: cagic.org

С оргкомитетом спортивных игр «Детей Азии» наша компания работает 9 лет. В 2012 и 2016 мы приняли участие в организации летних игр «Дети Азии» в столице республики Саха, Якутске. Команда ДатаКрат аккредитовала спортсменов, их сопровождающих и гостей игр, контролировала доступ на объекты.

В 2019 Международный комитет Игр «Дети Азии» занялся подготовкой 1ых зимних игр. Местом их проведения был выбран Южно-Сахалинск. В позапрошлом феврале 1ые зимние игры «Дети Азии» состоялись и стали одним из самых ярких событий в детско-юношеском спорте.

Фото: cagic.org

Масштаб детских спортивных игр

Игры «Дети Азии» – это соревнования для детей до 16 лет, сравнимые с престижными спортивными мероприятиями для молодежи, например, универсиадами. «Детей Азии» патронируют ЮНЕСКО, Международный олимпийский комитет и президент России.

Ребята, которые отобрались на международные игры «Дети Азии», являются спортивным резервом своих стран. Из них вырастают спортсмены, которые участвуют в самых крупных и известных турнирах мира и завоевывают награды. 

Атлеты 1ых зимних игр «Дети Азии» в Южно-Сахалинск представляли 20 государств Азиатско-Тихоокеанского региона. Спортсмены боролись за медали из 93 комплектов в восьми видах спорта:

биатлон;

 

хоккей;

 

сноуборд;

 

прыжки на лыжах с трамплина;

 

лыжные гонки;

 

горнолыжный спорт;

 

фигурное катание;

 

шорт-трек

Фото: cagic.org и sakhalin2019.org

Побывать в Южно-Сахалинске в феврале 2019 и не заметить, что в городе проходят детские спортивные игры, было невозможно. Символика «Детей Азии» была везде – на улицах, форме участников игр, многочисленных сувенирах.

Фото: sakhalin2019.org

Среди самых запоминающихся сувениров можно упомянуть особую серию посвященных играм открыток и конвертов Почты России, ограниченную серию значков, а еще шапки, варежки и пледы – всё с символикой игр.

ДатаКрат выступал партнером организационного комитета «Детей Азии 2019», указан в качестве партнера на портале Sakhalin2019.Org и в официальной символике игр.

 

По красивой традиции Олимпиад, 1ым зимним играм «Дети Азии» предшествовала эстафета олимпийского огня. На пути от Якутска до Южно-Сахалинска огонь передавался от одного участника эстафеты к другому. На церемонии открытия «Детей Азии 2019» от олимпийского огня зажегся факел на центральном стадионе игр, на закрытии огонь погас.

Фото: cagic.org

Атмосфера игр «Дети Азии»

Организаторы делали всё возможное, чтобы юные атлеты и гости игр почувствовали поддержку именитых спортсменов и известных в регионе людей. В награждении призеров «Детей Азии 2019» приняли участие такие знаменитости как Анна Богалий, Ольга Богословская, Елена Вяльбе, Вячеслав Фетисов. Анастасия Хан, Миссис Сахалин 2018, возглавляла группы девушек, которые выносили медали на награждение.

Целью детских спортивных игр было устроить праздник для максимально большего количества людей. Родители с детьми с удовольствием приходили в ледовый городок с горками и зажигательной музыкой для танцев. Те объекты игр, которые были свободны от соревнований, открывались для детей, желающих попробовать свои силы в зимних видах спорта.

Фото: cagic.org

Инфраструктура 1ых зимних игр

Южно-Сахалинск не случайно стал местом проведения «Детей Азии 2019». В городе расположены ледовые арены и высококлассный горнолыжный комплекс «Горный воздух». На нем имеются слаломные и скоростные спуски, трамплины для прыжков на лыжах. «Горный воздух» сертифицирован для проведения даже международных состязаний. К зимним играм рядом с Южно-Сахалинском выстроили комплекс для лыжных и биатлонных гонок.

Самые массовые мероприятия «Детей Азии 2019»

Открытие и закрытие игр задумывались как два самых ярких и масштабных мероприятия в рамках спортивного праздника. Они походили на аналогичные церемонии Олимпиад – с шоу-программой и впечатляющим салютом.

В 2019 открытие и закрытие игр «вживую» посмотрели около пяти тысяч человек. Именно такое количество зрителей вмещает центральный стадион игр.

Фото: cagic.org

В духе олимпийских традиций на церемонии открытия состоялось торжественное поднятие национального флага под гимн страны. С приветственным словом к участникам и гостям игр выступили федеральный министр спорта 2016-2020, Павел Колобков, и вице-премьер правительства Российской Федерации, Ольга Голодец. 

В программу открытия вошло множество запоминающихся выступлений. Самыми необычными стали танцы коренных народов российского Дальнего Востока и шоу огня.

 

 

 

Фото: cagic.org и sakhalin2019.org

На стадион вышли все национальные команды. Факелоносцы олимпийского огня буквально выплыли на всеобщее обозрение на корабле. От их факелов загорелся огонь маяка, он стал главным символом «Детей Азии 2019».

 

 

Фото: cagic.org и sakhalin2019.org

Церемония закрытия тоже порадовала зрителей яркими выступлениями фольклорных танцоров и шоу-балета их двух крупнейших российских городов. На закрытии игр спел Влад Топалов. Участники «Детей Азии 2019» в последний раз прошли по стадиону, чтобы сказать «до свидания» друг другу и зрителям. Огонь игр погас.

 

 

 

 

 

 

 

 

Фото: sakhalin2019.org

Задачи команды ДатаКрат

Используя нашу систему БАРС.ЭКСПО-2, на 1ых зимних играх специалисты компании:

1. Принимали заявки на участие в соревнованиях.
2. Аккредитовывали участников игр.
3. Контролировали доступ участников на объекты проведения тренировок, соревнований, проживания, питания и на церемонии открытия/ закрытия игр.
4. Контролировали доступ транспорта на парковки у спортивных объектов.
5. Продавали билеты на церемонии открытия и закрытия игр.

Во всех своих действиях команда ДатаКрат руководствовалась принципом сделать зимние игры «Дети Азии» максимально комфортными для их участников и гостей. В каком бы качестве дети ни приехали на игры, ребята должны были запомнить все происходящее как спортивный праздник и счастливое событие в жизни. Чтобы достичь такого результата и выполнить перечисленные выше задачи, от нас требовалось разобраться в деталях любой нестандартной ситуации и решить ее точно и быстро.

Организация зимних игр требует больше сил и ресурсов, так как зимой работать под открытым небом при повышенной влажности сложнее и людям, и оборудованию. В силу значительной удаленности Сахалина от центра страны, доставить и забрать оборудование и расходные материалы возможно только авиатранспортом. Так что преодоление сложностей началось с выстраивания логистики.

Все действия по контролю доступа, регистрации, аккредитации участников и зрители, автомобилей и автобусов надо было согласовывать со спецслужбами разного уровня. По количеству их представителей было немногим меньше, чем участников игр.

Фото: sakhalin2019.og

Как аккредитовывали участников

Система БАРС.ЭКСПО-2 позволила организаторам «Детей Азии 2019» предварительно зарегистрировать участников. Поскольку на международных соревнованиях обязательно должна действовать система бейджей, команда ДатаКрат непосредственно на играх аккредитовала участников и обеспечила каждому персональный цветной бейдж – с контактными метками и фото. 

Бейдж был непременным условием, чтобы пройти на нужный объект игр и получить питание в тех точках, которые обеспечили организаторы «Детей Азии». Каждый бейдж имел несколько степеней защиты – голограмма и микропечать. После распечатывания операторы аккредитации ламинировали бейджи голографической пленкой.

Чтобы справиться с нагрузкой, мы подготовили 15 рабочих мест операторов аккредитации. Так как изготовление бейджей занимает много времени, а сделать надо было тысячи бейджей, наша команда работала практически круглосуточно в течение 4х дней до начала зимних игр, и мы справились.

 

 

Проще было аккредитовать организованные делегации, которые регистрировались заранее, предоставив всю нужную информацию. Списки спортивных команд мы заносили в БАРС.ЭКСПО-2 для печати бейджей и предоставляли службе безопасности при необходимости.

Сложнее было работать с людьми, которым требовалась срочная аккредитация. Ожидание бейджа вызывало массу эмоций у опаздывающих, поэтому мы старались аккредитовать их как можно быстрее.

 

Как выстраивали работу с билетами для зрителей

За исключением билетов, что были зарезервированы для бесплатного распространения, билеты на открытие и закрытие игр можно было приобрести в кассах и на сайте. Возможность купить билет онлайн обеспечил модуль продажи билетов, разработанный ДатаКрат. Каждый билет в электронном и распечатанном виде имел штрихкод. Его нужно было предъявить считывателю на пункте пропуска для прохода на обе церемонии.

Билеты на открытие и закрытие игр – по три с половиной тысячи на каждую церемонию – раскупили буквально за минуты. Для нас стало сюрпризом, что эти билеты пользовались невероятным спросом и у сахалинцев, и у жителей других российских регионов.

Фото: cagic.org

Предоставленное решение

Как контролировали доступ

Чтобы контролировать доступ людей и автомашин на объекты игр команда ДатаКрат использовала считыватели DK-V 2000, полтора десятка мобильных терминалов сбора данных, SEUIC A9, и 65 планшетов. 

Система контроля автотранспорта строилась на выдаче распечатанных пропусков со штрихкодом водителям тех автомобилей, кому разрешалось парковка у спортивных объектов игр. В штрихкоде были зашифрованы все данные о машине – государственный номер, цвет, марка, модель. Штрихкод считывался мобильным терминалом сбора данных. Если информация из пропуска соответствовала реальности, автомобиль пропускали на стоянку. Без пропуска никакой транспорт не мог припарковаться у объектов, связанных с мероприятиями «Детей Азии 2019». Водителям машин МЧС, скорой помощи и полиции тоже были выданы подобные пропуска. Присутствие врачей на играх было особенно важно, так как травмы в зимних видах спорта случаются часто и медицинская помощь могла потребоваться в любой момент.

Как контролировали питание

В ходе игр определенным группам участников предоставлялось питание. Поэтому доступ в точки питания необходимо было контролировать, чтобы удостовериться, что питание получают те люди, кому оно предназначено. Учет и контроль важен был еще и потому, что каждая точка питания должна была получить расчет по фактически выданным порциям.

Организовать контроль питания тоже оказалось непростой задачей. Многие участники игр в течение дня переезжали с одного объекта на другой. Поэтому не всегда было понятно, где будет завтракать, обедать и ужинать та или иная команда. Волонтеры с мобильными терминалами сбора данных дежурили в точке питания, чтобы зафиксировать, кто и когда поел в этой точке.

Как разграничивали разные категории участников

По правилам соревнований судьи и атлеты должны были попадать на спортивные объекты, не встречаясь друг с другом. Отдельные входы нужно было предусмотреть и для посетителей игр.

Разделение входов принципиально важно, потому что участники игр должны быть в приоритете. Иначе сложится ситуация, когда часть зрителей уже расселась по местам, а главные действующие лица игр, спортсмены и судьи, не могут пройти на соревнования из-за большой очереди на общем входе.

Для многих атлетов хорошее выступление и/или победа на «Детях Азии 2019» значили отбор на еще более престижные турниры. Игры давали ребятам возможность развивать спортивную карьеру – такой шанс нельзя упустить из-за досадного опоздания на старт.

С какими трудностями справились

По ходу игр нашей команде из восьми сотрудников ДатаКрат пришлось преодолеть массу сложностей, найти приемлемый выход из неоднозначных ситуаций. 

Одна из серьезных проблем на играх – покупка билетов «с рук». Организаторы постоянно призывали приобретать билеты на открытие и закрытие «Детей Азии 2019» только в официальных источниках – на сайте игр и в кассах. К сожалению, не все прислушались к этой просьбе. Поэтому мы несколько раз столкнулись с тем, что тот или иной билет был размножен – первый приобретатель продал свой билет другим людям N-ное количество раз. 

В подобной ситуации приходилось привлекать специалистов службы безопасности и волонтеров, чтобы выяснить, кто предъявил размноженный билет – первый его приобретатель или другой человек.

Покупателям размноженных билетов мы по возможности находили свободные места, чтобы они тоже посмотрели красивые церемонии открытия и закрытия игр. Больше всего внимания уделили маленьким зрителям, поскольку для них и проводятся спортивные игры «Дети Азии 2019». 

Доставили хлопот люди, которые попадали на объекты игр по чужой аккредитации. Чтобы выявить таких людей, достаточно было проверить фото на бейдже. 

Эти же фото пригодились и для «экрана безопасности». Работа этой технологии заключается том,  что фото с предъявленного бейджа появляется на мониторе службы безопасности. Ее специалисты видят, совпадает ли фото с лицом предъявителя бейджа. Если нет, служба безопасности предпринимала нужные действия.

Фото: cagic.org

Полученный результат

Несмотря на все сложности, организаторам и их партнерам удалось провести игры «Дети Азии 2019» на достойном уровне. Такие детско-юношеских соревнования ценны тем, что популяризируют спорт. Ребята, побывавшие на играх в Южно-Сахалинске, стали массово записываться в спортивные секции. После игр только в одном городском ледовом дворце без особых усилий набралось несколько команд по хоккею. Причем из-за тщательного отбора взяли не всех желающих.

Еще одно наследие игр – обновленные и новые спортивные арены и площадки. Впоследствии они использовались для других турниров и будут служить жителям и гостям Южно-Сахалинска еще много лет. 

Международный комитет «Детей Азии» планирует провести в столице острова 2ые зимние игры в следующем году. При необходимости мы готовы снова помочь организаторам с продажей билетов, регистрацией и аккредитацией участников, контролем доступа и питания. 

Наша система БАРС.ЭКСПО-2 обеспечивает все перечисленное, а еще контроль раздаточных материалов, разграничение доступа в разные зоны мероприятия и позволяет организаторам дополнять и использовать в своих целях базу участников мероприятий. ДатаКрат предоставит нужное программное обеспечение и оборудование, а также специалистов, которые будут на нем работать. Вообще, компания поддерживает заказчиков, использующих систему БАРС.ЭКСПО-2. 

У ДатаКрат теперь есть неоценимый опыт партнерского участия в крупных спортивных соревнованиях. Такой кейс – значимое дополнение в портфолио компании. Опыт проведения игр подсказывает нам, какие улучшения необходимы для проведения следующих игр и мы обязательно доработаем БАРС.ЭКСПО-2, чтобы она лучше соответствовала требованиям заказчика.

Используйте БАРС.ЭКСПО-2

Чтобы сделать свое массовое мероприятие безопасным, полезным и удобным для его участников и посетителей!

Скачать презентацию