Выбор программного обеспечения для автоматизации магазина

В 2018 году в Российском законодательстве в полном объеме вступают в силу  изменения, которые кардинально изменят отрасль розничной торговли. Прежде всего речь идет о Федеральном законе об онлайн-кассах, который был принят в июле 2016 . Этот закон внес существенные   изменения в положения 54-ФЗ «О применении Контрольно Кассовой Техники».  По новым правилам все кассовые аппараты должны с 1 июля 2017 года передавать электронные копии чеков онлайн в налоговую. Новые правила затрагивают даже торговые предприятия, которые ранее не работали с ККТ - ЕНВДшников и ПСНщиков. Онлайн-кассы для них станут обязательными с 1 июля 2018 года. Безусловно, так же огромное влияние на работы торговых предприятий оказывает система ЕГАИС, требования к розничной торговле при работе с которой интенсивно изменяются и повышаются. Таким образом,  на сегодня автоматизация - это уже не какое то редкое явление, находящее применение у группы энтузиастов, а необходимость, без которой невозможно организовать торговый процесс в современном магазине.

Итак, предприятие решило автоматизировать магазин. Стоит задача выбора и, учитывая большое количества предложений на рынке, сделать это непросто. Разберемся в  основных вопросах, которые возникают, и дадим рекомендации.

Программное обеспечение для автоматизации магазина — разбираемся в основах

Прежде всего, определимся о каких видах программного обеспечения идет речь.

Система управления товародвижением называется «БЭКОФИС» (back office), а кассовое программное обеспечение — «ФРОНТОФИС» (front office). Существуют так же программные продукты для организации мобильных рабочих мест и система лояльности. Примером бэкофисного софта является программа S-Market, фронтофис — DKLink FrontOffice, а программы лояльности — DKLink CLM.

В условиях возрастающей конкуренции между торговыми предприятиями становится совершенно недостаточным применение простых средств автоматизации, позволяющих только вводить и сохранять информацию о товаре и его продажной цене, выписывать счета, получать значение остатков. Использование таких примитивных программ начинает сдерживать развитие бизнеса и через некоторое время становится тормозом развития фирмы. Поэтому некоторые фирмы в течение сравнительно короткого периода времени вынуждены несколько раз менять программное обеспечение. При замене программного обеспечения тратятся значительные денежные и что немаловажно трудовые ресурсы, с которыми на текущий момент на рынке есть дефицит. Денежные затраты можно легко рассчитать, но как просчитать усилия, потраченные на изучение программного обеспечения, на ввод данных в новую базу данных, на привыкание к новой программе, на исправление ошибок и изменение технологии работы в соответствии с возможностями программы? Следствием потраченных усилий являются прямые и косвенные убытки, снижение оборотов, потеря клиентов.

Попробуем проанализировать основные причины, из-за которых в итоге возникают описанные выше проблемы.

В бюджете на автоматизацию запланировано недостаточно средств:

• фирмы, проектирующие магазин и поставляющие торговое оборудование (стеллажи, холодильники и прочее), "забыли" о необходимости автоматизации при составлении проекта;
• для автоматизации предприятия выбирается самое дешевое программное обеспечение, которое не подходит для решения поставленной задачи, или программное обеспечение устанавливается "пиратским" способом со всеми вытекающими отсюда последствиями;
• за программным обеспечением следует слабое техническое решение, которое подбирается по принципу: чем дешевле, тем лучше.

В качестве поставщика средств автоматизации выбирается фирма, которая предлагает разработать программу на заказ. Работающий объект на долгий срок превращается в полигон для разработчиков, и, кроме того, нормальное функционирование таких систем без постоянного присутствия разработчиков невозможно. В результате система автоматизации либо так и остается незавершенной, либо требует очень больших эксплуатационных расходов.

Предпринимается попытка разработки системы собственными силами или с помощью знакомого программиста, умеющего писать простые программы для Windows. На начальном этапе процесс может казаться очень простым, особенно при использовании современных средств разработки. Однако в действительности разработка надежно работающей системы требует весьма значительных временных и финансовых затрат. Оценить эти затраты на этапе постановки задачи практически невозможно. Ведь даже широко известные на мировом рынке производители программного обеспечения часто ошибаются в сроках выпуска программного обеспечения и в требующихся финансовых затратах, несмотря на огромный опыт в разработке программного обеспечения и предварительные исследования. Следует учитывать и тот факт, что лица, разработавшие систему, через некоторое время могут исчезнуть из поля Вашего зрения; при этом Вы лишаетесь возможности какой бы то ни было модификации программы.

В качестве программы для автоматизации на уровне предприятия выбирается бухгалтерский пакет. Такой выбор, несомненно, вполне удовлетворит потребности бухгалтерии, но решить проблемы товароведов, менеджеров, коммерческого отдела, руководства эта программа вряд ли сможет - разве что с точки зрения бухгалтера. Несмотря на заявленные в рекламных листках возможности, подобные системы предназначены в основном для бухгалтеров и требуют от всех остальных сотрудников знания хотя бы основ бухгалтерского учета для выполнения повседневной работы. Основной задачей таких систем является получение бухгалтерского баланса. В силу того, что бухгалтерия часто живет от баланса до баланса, организовать оперативную работу на основе бухгалтерского пакета очень трудно. Поэтому доверять только бухгалтеру выбор системы автоматизации на уровне предприятия - значит поставить бухгалтерию на первое место и подчинить всю деятельность предприятия нуждам бухгалтерии.

Система автоматизации выбирается на основании рекламных листков. К сожалению, с помощью рекламы невозможно узнать об особенностях программы, ее преимуществах и недостатках в сравнении с другими программами аналогичного класса. Все рекламные сообщения содержат примерно одинаковую информацию, на основании которой можно только определить группу программ для дальнейшего детального рассмотрения.

Выбор системы автоматизации производится на основании мнения знакомого программиста. Помните: программисты имеют собственное видение возможностей, которыми должно обладать программное обеспечение. Программист может замкнуться на чисто технических деталях и больше интересоваться средствами написания программы, чем задачами, которые эта программа должна решать. Нередко программист выбирает систему по принципу: написана с помощью знакомых средств разработки конечных приложений, написана на наиболее современных с его точки зрения средствах, в техническом журнале читал рекламную статью.

Далее разберемся какие варианты приобретения/использования данных программных решений существуют, в чем принципиальная разница, и на что стоит обратить внимание при выборе.

В настоящее время на рынке представлено множество различных решений для автоматизации торговли, которые условно можно разделить на три группы:

• традиционные (off-line) товароучетные системы и кассовые программы;
• облачные (on-line) сервисы для одновременного ведения товарного учета и продаж;
• портативные устройства с предустановленными базовыми приложениями для микробизнеса.

Каждая группа поможет эффективно решить задачу автоматизации в определенном формате ритейла, от маленькой розничной точки (киоск, «островок») до торгового предприятия федерального масштаба.

Приобретение программного обеспечения в собственность. Один раз и навсегда

Классический вариант покупки программного обеспечения, в основном, таким образом приобретаются традиционные решения.

Главное преимущество данного варианта:

• вы становитесь пожизненным собственником программного обеспечения;
• минимальные риски остановки бизнеса из-за внешних факторов (перебои со связью, слабый сигнал, отсутствие доступа в Интернет, вмешательство третьих лиц), так как программное обеспечение устанавливается локально на ваше оборудование.

Особенности классического варианта приобретения программного обеспечения:

• необходимость в первоначальных затраты на покупку лицензий программного обеспечения, оплату услуг по его внедрению (установке и настройке);
• следует обращать тщательное внимание на каких условиях разработчиком выполняется доработка программного обеспечения, в том числе для соответствия требованиям нового законодательства. Скорее всего потребуется понести дополнительные затраты ;
• необходимо отдельно платить за сопровождение (техническую поддержку) программ, либо иметь в штате собственного специалиста;
• необходимо предусмотреть необходимость дополнительные расходов на получение новых версий программного обеспечения и работ по обновлению.

Таким образом, основным нюансом является необходимость грамотного расчета  стоимости владения в долгосрочной перспективе, которая будет включать стоимость услуг по поддержке работы ПО.

Оплата за доступ к программному обеспечению через сеть Интернет

Вариант покупки по модели SaaS (англ. Software as a Service - программное обеспечение как услуга), т.е. возможность использовать программное обеспечение через облачный сервис, либо через удаленный рабочий стол.

Основные преимущества выбора данного варианта:

• отсутствие расходов на установку, обновление и поддержание работоспособности серверного оборудования и работающего на нем программного обеспечения;
• минимальные сроки внедрения («оплатил и начал работать»);
• относительно невысокая ежемесячная абонентская плата

Но есть и свои отрицательные моменты в покупке программного обеспечения по модели SaaS:

• вся ваша коммерческая информация хранится на сервере сторонней компании, которая может прекратить свою деятельность, и, как следствие, вы можете потерять свою базу данных;
• невысокие показатели быстродействия программ (приложений) при обмене данными;
• повышенные риски остановки бизнеса из-за внешних факторов (перебои со связью, слабый сигнал, отсутствие доступа в Интернет, вмешательство третьих лиц).

Аренда программных продуктов

Технической особенностью этого варианта является локальная установка и настройка программного обеспечения на вашем оборудовании с дальнейшей относительно невысокой ежемесячной оплатой использования ключа лицензии.
 
Основные преимущества выбора данного варианта:

• нет необходимости единовременно вкладывать деньги на приобретение лицензий программных продуктов в собственность, а есть возможность гибко оплачивать их использование помесячно, поквартально или ежегодно, что особенно удобно, когда у компании ограниченный бюджет для старта.
• пользователь получает полнофункциональную систему с возможностью оперативно изменять набор доступных модулей и количества используемых рабочих мест (товароведов, операторов, кассиров и др.).
• система расположена на  оборудовании клиента (специализированной рабочей станции или сервере) и не зависит от внешних факторов, поэтому в случае перебоев со связью или полном отсутствии доступа к сети Интернет, работа бизнеса не прервется и не остановится, так как система будет свободно функционировать в локальном режиме.
• неприкосновенность и  безопасность персональных данных Ваших клиентов и коммерческой информации, так как никакие третьи лица не смогут воспользоваться перехваченными или похищенными мошенниками учетными данными, чтобы получить доступ к вашей системе, как это возможно, используя уязвимости облачных систем.

Основные недостатки выбора данного варианта:

• лицензия не является собственностью пользователя. Ей можно пользоваться в рамках оплаченного периода
• так же как и в Варианте 1 необходимо грамотного рассчитывать  стоимости владения поскольку услуги по поддержке

Данный вариант покупки программного обеспечения в первую очередь оценят:

• магазины формата «у дома» или небольшие торговые сети;
• вновь открывающиеся магазины («стартап»);
• в целом малый бизнес, который на первых шагах более уязвим, менее конкурентоспособен и подвержен большему числу рисков и внешних воздействий.