Возможности современных систем учета и контроля рабочего времени

Системы учета и контроля рабочего времени предназначены для быстрой регистрации времени прихода и ухода сотрудников с работы. Они обеспечивают руководство предприятия и кадровую службу оперативной информацией об отсутствующих сотрудниках. Система ведет учет общего количества отработанных каждым сотрудником часов, проводит учет командировок, отгулов, больничных, отпусков. В любой момент система позволяет получать отчеты по всем перечисленным параметрам и составлять табель рабочего времени.

Зачем это надо
Учет рабочего времени- Использование системы учета рабочего времени значительно повышает уровень трудовой дисциплины. Сотрудники, знающие о контроле и информированные о принципах его ведения, существенно сокращают время, проводимое вне исполнения служебных обязанностей. При этом кадровые решения принимаются на основании точной и объективной информации при формальном и понятном всем способе получения этих данных. Как известно, потери рабочего времени от перекуров, чаепитий, опозданий, ранних уходов, продолжительных обедов составляют 10-15% рабочего времени каждого сотрудника. Если перевести это в цифры зарплаты, станет ясно, что системы учета рабочего времени окупаются весьма быстро – говорит Павел Попов, руководитель отдела продаж отделения систем безопасности ООО НПФ "ДатаКрат".

Механизм функционирования таких систем следующий. Заключается и вносится в систему учета трудовое соглашение. Для каждого сотрудника определяется пространство внутри предприятия, время нахождения в котором засчитывается в качестве рабочего, и выдается идентификатор (как правило, пластиковая карта-пропуск), хотя учет может вестись и с использованием в качестве идентификатора, например, отпечатка пальца, либо по набору пин-кода, и т.д. Учет рабочего времени ведется в сравнении зафиксированных приходов и уходов с заданным режимом рабочего времени.

Процедура регистрации занимает несколько секунд: сотрудник просто подносит к терминалу свою карточку и нажимает кнопку, в большинстве систем предусмотрена возможность указать причину выхода (например, набором кода). Система также ведет статистику и формирует отчеты. Результаты учета времени могут импортироваться в программу расчета заработной платы. В зависимости от постановки задачи, система может формировать отчеты по различным критериям: по приходам и уходам, по типам нарушений (приход после начала рабочего времени, ранний уход, и т.д.), по переработкам, по временным интервалам, по сотрудникам, подразделениям.

Важным свойством системы является гибкость настроек и возможность взаимодействия с программным обеспечением отдела кадров и бухгалтерии. Такие возможности предоставляет, например, комплекс TimeLOG, уже внедренный на некоторых предприятиях Екатеринбурга.

 - При использовании комплекса TimeLOG каждому сотруднику в программе может быть установлен нормированный или ненормированный рабочий день, индивидуальный или общий график работы. Для расчета заработной платы готовится табель учета рабочего времени, который составляется на основе накопленной информации, полученной по результатам регистрации входа и выхода сотрудников, – рассказывает Татьяна Сергучева, менеджер по работе с партнерами отдела автоматизации ООО «Ориент-96».

Еще одним привлекательным моментом является получение информации о местонахождении сотрудника. Оперативная информация о присутствующих и отсутствующих сотрудниках нередко требуется руководителям предприятия и начальникам подразделений. В несетевом варианте системы учета и контроля рабочего времени эту информацию можно получить на сервере системы. В сетевом варианте системы любой руководитель может вывести на свой компьютер данные, где в реальном времени отражается количество и списки присутствующих и отсутствующих.

Они такие разные
Система учета включает в себя терминал и программное обеспечение, работающее как в режиме офф-лайн (когда терминал самостоятельно производит проверку карточек по своей базе данных и регистрирует проходы сотрудников во встроенной памяти), так и он-лайн (когда терминал взаимодействует с сервером, где и происходит анализ полученных данных). Например, терминал SY780/А имеет встроенные считыватели: проксимити (идентификация до 30 000 пользователей) и PRintX (идентификация по отпечатку пальца до 9 000 пользователей).

Разумеется, не все терминалы обладают возможностью самостоятельной работы. Но в любом случае, даже при использовании самого «продвинутого» терминала, такая система будет стоить дешевле, чем система контроля доступа. Поэтому, если в организации нет необходимости в повышенных мерах безопасности, система учета рабочего времени может стать оптимальным выбором.

 - Комплекс может быть установлен потребителем самостоятельно, без проведения специальных монтажных работ, – поясняет Станислав Третьяков, инженер-программист ООО «Ориент-96». Это – «коробочное» решение для автоматизированного учета рабочего времени и технологических операций без построения системы контроля доступа с возможностью экспорта данных в программы расчета заработной платы. Весьма интересной возможностью систем учета рабочего времени является возможность вести учет по биометрическим показателям, в частности, по отпечатку пальца. Это может происходить в различных режимах. Режим идентификации – сравнение предъявляемого отпечатка пальца со всеми шаблонами, хранящимися в базе данных. Режим верификации – сравнение предъявляемого отпечатка пальца с шаблоном в базе данных, который выбирается по предварительно вводимому PIN коду или коду прокс-карты. Наконец, существует вариант авторизации – по отпечатку пальца, записанного на карту. Отпечаток пальца пользователя системы записывается на его карту. При поднесении ее к считывателю карт, записанный на карте отпечаток сравнивается с отпечатком с биометрического считывателя. В этом режиме система позволяет обслуживать практически неограниченное число пользователей.

 - Использование биометрии дает возможность исключить передачу карточек сотрудниками друг другу, исключить риск потери карточки или ее кражи, а также повысить безопасность (при использовании системы учета совместно с контролем доступа). При этом в составе комплекса TimeLOG, например, могут применяться различные решения: некоторые типы терминалов Synel позволяют использовать как биометрию, так и прокс-карты, другие только карты или пин-код. У потребителя есть возможность выбора, в зависимости от стоящей перед ним задачи, – сказал Павел Попов.

Но только контролем сотрудников дело не ограничивается. Терминалы системы учета рабочего времени имеют ряд дополнительных возможностей.

 - Если говорить о терминалах фирмы Synel, то в зависимости от типа терминала они могут иметь множество дополнительных функций. Например, есть возможность отправлять персональные сообщения для сотрудников на дисплей терминала. Системы могут использоваться и для автоматизированного учета временных затрат на выполнение конкретных технологических операций и их стоимости, существуют терминалы, позволяющие наилучшим образом организовать такой учет. Наконец, возможно формирование комплексной системы контроля доступа и учета рабочего времени при подключении контроллера SY400. Таким образом, те же терминалы могут использоваться для решения широкого спектра задач: от нормоконтроля до обеспечения безопасности. Сокращение трудоемкости планирования работы, расчета заработной платы, наличие базы для разрешения трудовых споров – все это дополнительные возможности, которые предоставляют системы учета рабочего времени, – полагает Станислав Третьяков.
Расчет окупаемости систем учета рабочего времени

Характеристики организации

• Штат – 30 сотрудников
• Количество рабочих дней в месяц – 22
• Продолжительность рабочего дня – 8 часов
• Количество рабочих часов в месяц – 176
• Затраты времени для учета рабочего времени вручную всех сотрудников в месяц – 15 часов
• Средняя заработная плата одного сотрудника в час – 30 рублей
• Фактическое количество отработанных часов за месяц – 169 часов
• Время опозданий и ранних уходов, перекуров, чаепитий за месяц – 7 часов
• Стоимость «TimeLOG» 29 000 руб.
• Переплата сотрудникам в месяц 6 750 руб.
• Переплата сотрудникам в год 81 000 руб.
• Окупаемость 4,3 мес.
• Экономия после внедрения в месяц 6750 руб.