Автоматизированная система управления доставкой еды для кафе и ресторанов «Delivery»
r_keeper Delivery – это программное решение по автоматизации службы доставки еды для предприятий общественного питания, ресторанов, фастфудов, кафе. Система автоматизации кейтеринга помогает контролировать весь процесс выполнения заказа от момента его поступления до вручения гостю.
В состав решения по автоматизации доставки еды входят два базовых модуля –
- «Менеджер»
- «Оператор»,
а также два дополнительных –
- «Станция распределения заказов»
- «Агент доставки».
Модуль «Оператор» предназначен для автоматизации работы оператора колл-центра службы доставки еды в ресторане. Его задача — организовать прием заказов и дальнейшую передачу их в работу.
Call-center предназначен для приема заказа в сети предприятий по доставке продукции. Прием заказов, в этом случае, осуществляется в центральном офисе, где оператор заполняет бланк заказа и переадресовывает его на ближайшее к клиенту производство.
На производстве диспетчер отслеживает процесс выполнения от поступления заказа в производство до момента вручения клиенту.
Возможности модуля «Оператор»:
- прием заказов в службу доставки по телефону, электронной почте или через сайт;
- поддержка многоканальных входящих звонков;
- возможность развертывания call-центра как для отдельнорго ресторана, так и для сети ресторанов;
- возможность обращаться к постоянным клиентам персонально;
- сохранение нескольких адресов доставки для одного клиента;
- работа с программами лояльности ресторана и акциями по доставке;
- возможность сделать заказ к определенной дате и времени;
- автоматический выбор ресторана доставки по адресу доставки;
- перенаправление заказов в другие рестораны сети.
Назначение модуля оператора
Функция оператора – быстро принять заказ по телефону и передать его на выполнение в модуль диспетчера. Система «Delivery» в полном объеме решает эту задачу.
При первоначальном приеме заказа в систему вводятся подробные анкетные данные (по желанию клиента он может остаться анонимным). В дальнейшем эти данные используются для быстрого поиска клиента в базе данных и для построения отчетов, статистики. Также оператору необходимо ввести желаемое время доставки заказа, которое не может быть меньше минимального времени установленного для данного предприятия.
Система рассчитывает время доставки заказа клиенту путем сложения суммарной длительности приготовления блюд и автоматически рассчитываемого времени в пути до указанного клиентом адреса.
С помощью встроенной карты города оператор находит наиболее выгодный маршрут доставки заказа покупателю.
В системе предусмотрено закрытие счетов на разные типы оплаты. Возможность назначения скидок и бонусов делает систему доставки продукции еще более привлекательной для клиентов.
Прием заказов. Ключевые моменты автоматизации службы доставки еды
Отложенный заказ. Заказ ко времени
Модуль «Оператор» в системе организации службы доставки ресторана позволяет оформить отложенный заказ и доставить блюдо к определенному времени. При оформлении отложенного заказа эта особенность учитывается во взаимодейсвии с производством:
- заказа автоматически отправляются в производство при наступлении времени приготовления,
- время приготовления определяется стандартным временем приготовления самого долго готовящегося блюда или другим временем, вбитым в систему заранее,
- отложенные заказы учитываются отдельно и не портят статистику времени доставки и приготовления.
Работа с карточками клиентов
Работа модуля с заказами построена так, чтобы максимально автоматизировать работу оператора, сократить время оформления заказа и исключить «человеческий фактор».
- при заказе «НА ВЫНОС ИЗ РЕСТОРАНА» поле АДРЕС заполнять не требуется, таким образом в поле АДРЕС всегда будет указана только актуальная корректная информация о реальных адресах доставки клиенту,
- при каждом входящем звонке сразу выводится адрес доставки, чтобы оператор сразу мог уточнить информацию по доставке,
- при повторном звонке (когда клиент перезванивает в короткое время) отображается заказ клиента, таким образом оператор сразу видит статус этого заказа и может проинформировать клиента об этом статусе или изменить заказ (если он еще не находится в статусе «ОТПРАВЛЕН»),
- работа с карточками клиентов ведется только последовательно (нельзя работать в нескольких карточках одновременно), что минимизирует число ошибок операторов
Модуль «Менджер» предназначен для организации контроля над работой курьеров и выполения заказов на кужне.
- контроль статусов заказов и процесса их выполнения;
- управление работой курьерской службы;
- удобные отчеты для контроля персонала и планирования работы предприятия;
- перенаправление заказов в другие рестораны сети
Система позволяет отслеживать и управлять заказами на всех этапах: от принятия до выполнения. Диспетчеру доступна вся необходимая информация по заказу.
Преимущества:
- Повышение производительности операторов
- Повышение производительности менеджеров
- Уменьшение ручной работы с заказами
Ключевые моменты
- Установка статуса «готов» для собранного заказа по его номеру.
- Автоматическая печать накладных при отправке заказа в производство.
- Удобная работа с модификаторами:
- модификаторы подтягиваются автоматически — не нужно вбивать их руками
- модификаторы на доставке для блюда могут отличаться от модификаторов этого же блюда в ресторане
Принцип работы модуля менеджера
В модуле «Менеджер» осуществляется контроль выполнения заказов.
Принятый заказ попадает в модуль оператора, где находится в состоянии ожидания до наступления автоматически рассчитываемого времени передачи его в производство. Передача заказа в производство может производиться вручную при необходимости.
После отправки в производство система разбивает заказ соответственно производственным цехам предприятия и осуществляет сервис-печать заказываемой продукции.
Удобный графический интерфейс позволяет легко отслеживать заказы, готовые к отправке. Для доставки заказа диспетчер назначает экспедитора и, если необходимо, печатает накладную.
Использование принтера наклеек позволяет распечатать этикетки с информацией о заказе.
В функции диспетчера входит назначение экспедитора, печать накладных, фиксирование времени приезда экспедитора, отметка о выполнение заказа, регистрация отказов клиентов.
Статусы заказов в программе автоматизации службы доставки еды
Система предусматривает контроль всех этапов выполнения заказа, назначение и изменение статусов заказа в режиме онлайн
Программой предусмотрены следующие статусы:
- ожидание — заказ принят, но не в обработке;
- производство — началось приготовление блюд в заказе;
- готов — статус настраиваемый — извещает о том, что кухня приготовила все заказы. Функция может быть реализована при помощи отметок о готовности заказа на каждом цеху (холодный, горячий и тд), либо при помощи диспетчера, который видит полностью собранный заказ от кухни. Детальные настройки данного статуса позволят формировать отчет и видеть узкие места на кухне;
- отправлен — курьер уехал с заказом к клиенту;
- выполнен — когда курьер вернулся в ресторан или позвонил от заказчика диспетчеру;
- в архиве — деньги за заказ в полном объеме получены.
В состав модуля входят «Тепловая карта заказов» и система онлайн-мониторинга курьеров.
Модуль «Тепловая карта заказов» дает возможность выявить наиболее и наименее активные зоны доставки и на основе полученной информации разработать точечные маркетинговые акции.
Система онлайн-мониторинга «Мониторинг курьеров» показывает все передвижения курьера на карте, и менеджер всегда располагает данными о его местоположении и статусе
выполнения заказа. Решение применяется совместно с новым модулем «Агент доставки».
Вы можете интегрировать r_keeper Delivery с вашим текущим сайтом доставки или воспользоваться нашим шаблоном для быстрого создания собственного сайта доставки.
Данная функция поддерживает возможность:
- оплаты банковскими картам;
- оплаты через платежные системы Мир, Яндекс деньги, Qiwi кошелек, Web Money;
- учитывать скидки лояльным клиентам;
- отложить доставку на определенное время.
Для курерьеов службы доставки предусмотрено мобильное приложение модуля «Агент доставки» — оно организует и автоматизирует их работу.
Возможности модуля:
- автоматически получает задания на доставку от диспетчера;
- позволяет проложить оптимальный маршрут с учетом пробок;
- обеспечивает возможность быстро связаться с заказчиком непосредственно из программы;
- позволяет диспетчеру контролировать онлайн статус доставки на карте;
- отметка о выполнении заказа в момент доставки позволяет вести точную статистику по эффективности работы курьеров;
- доступны два режима распределения заказов: диспетчер назначает заказы курьерам или выбор курьерами заказов из всех доступных;
- список доступных заказов курьер может посмотреть на карте и определить, какие заказы удобно сгруппировать в одну доставку
Где используется модуль «Агент доставки»?
При необходимости и для удобства организации процесса распределения заказов между экспедиторами, можно использовать модуль «Агент Доставки». Данное приложение позволяет курьерам самостоятельно, без участия диспетчера, выбрать нужный заказ и распечатать накладную. Для персонализированного доступа сотрудников к данному приложению используются специальные магнитные карты.
Преимущества модуля «Агент заказов»
Все данные по статусам заказов из мобильного приложения курьера синхронизируются с модулем «Менеджер доставки» в режиме онлайн.
Автоматизация простых процедур
Отпадает необходимость в бумажных картах, распечатках с контактами и наборе каждого номера телефона вручную.
Навигация
Встроенная навигация и прогноз времени доставки заказов.
Контроль
Отслеживание перемещения курьеров и контроль их работы.
Инкассация курьеров доставки
Возможность ограничить денежные средства на руках у курьеров, что обязывает проводить регулярную инкассацию.
Поскольку r_keeper Delivery является системой интегрированной в r_keeper 7, данное решение позволяет избежать множество проблем совместимости и максимально упрощает работу с программой.
- два отдельных направления бизнеса управляются одной единой интегрированной системой и поддерживаются одним разработчиком ПО;
- использование всех преимуществ и механизмов r_keeper при заказе через Delivery;
- полная интеграция с меню ресторана: меню заводится в одной системе и для ресторана и для доставки, при этом меню для ресторана и доставки могут отличаться, все стоп-листы заводятся в одном месте, централизованно;
- гибкая работа с меню дает возможность заводить разный ассортимент в разных ресторанах и ограничивать или расширять ассортимент на доставку;
- все права сотрудников на работу в системе Delivery и r_keeper заводятся в одном месте;
- консолидированная отчетность
Интеграция r_keeper Delivery с r_keeper CRM дает возможность организовать работу службы доставки с учетом действующих в ресторане программ лояльности: поддержка скидок, бонусов, купонов, участие в различных акциях.
Система доставки еды дает возможность:
- расплачиваться бонусами;
- учитывать скидки ресторана на полный или выборочный ассортимент;
- устанавливать свою систему скидок и бонусов на доставке;
- работать с купонами и сертификатами на доставке;
- организовывать акции с различными механиками на доставке;
- формировать отчеты по акциям на доставке и оценивать эффективность;
- работать с единой базой гостей: ресторан + доставка, таким образом видеть пересечение целевых аудиторий;
- стимулировать гостей ресторана акциями на доставке, а пользователей услуги доставки — акциями в ресторане;
- сегментировать гостей по разным параметрам и организовывать акции только для выбранных групп.
Отчеты
В системе автоматизации службы доставки еды предусмотрены все необходимые отчеты, позволяющие руководителю контролировать и планировать деятельность предприятия в целом и службы доставки в частности:
- Отчет по реализации с наряд-заказов.
- Общий отчет по работе экспедиторов.
- По времени работы экспедиторов.
- Суммы заказов по клиентам.
По вопросам приобретения системы управления доставкой продукции «Delivery» или за технической консультацией обращайтесь в Центральный офис корпорации в г. Екатеринбург или направляйте свой запрос через специальную форму «Заказать».
