Как зарегистрировать онлайн-кассу?
С 1 июля 2018 года вступили в силу очередные поправки в 54-ФЗ («О применении контрольно-кассовой техники»). Малый и средний бизнес переходит на онлайн-кассы. Реформа коснулась торговли и общепита на системе налогообложения ЕНВД и патента, в отдельных случаях УСН (общепит). Причём раньше таким предпринимателям было необязательным использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) для расчетов с покупателями.
Онлайн-касса — это касса нового поколения с функцией выхода в интернет и встроенным фискальным накопителем (ФН) для хранения кассовых чеков. Теперь при покупке товара недостаточно клиенту просто выдать чек, нужно его электронную копию отправить через интернет в налоговую инспекцию. Для этих целей создана специальная организация ОФД - оператор фискальных данных, которая несет ответственность за защиту, хранение, обработку и передачу данных о кассовых операциях в налоговую инспекцию от каждого предприятия, которое ведет расчеты с населением.
Для работы кассы в соответствии с 54-ФЗ необходимо, чтобы все настройки были произведены корректно. Это касается регистрации кассы в ФНС, ее подключению к ОФД, настройки кассового оборудования и программного обеспечения. Сделать это можно как самостоятельно, что крайне не рекомендуется без навыков, так и через сервисный центр.
Порядок регистрации кассы описан в статье 4.2 закона 54-ФЗ и предусматривает два варианта:
- подача заявления в бумажной форме в любом территориальном налоговом органе;
- подача заявления в электронной форме через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого потребуется наличие КЭП (квалифицированной электронной подписи).
Какие шаги нужно сделать для регистрации кассы на сайте ФНС?
Шаг 1. Получить квалифицированную электронную подпись на имя индивидуального предпринимателя или генерального директора юридического лица. Это можно сделать в аккредитованном удостоверяющем центре, список которых представлен на сайте Минкомсвязи России. Подпись нужна для заверения заявления о регистрации кассы в электронном виде.
Шаг 2. Проверить, чтобы модель выбранной онлайн кассы и фискального накопителя зарегистрированы в ФНС России на сайте nalog.ru.
Шаг 3. Подключить интернет- можно как проводной так и мобильный по мере необходимости.
Шаг 4. Выбрать ОФД и заключить с ним договор.
Шаг 5. Пройти пошаговую регистрацию онлайн-кассы на сайте ФНС. Для этого понадобится регистрация в личном кабинете, заполнение нескольких форм и заявлений.
Шаг 6. Получить карточку регистрации ККТ из ФНС.
Шаг 7. Зарегистрировать в личном кабинете на сайте ОФД.
Шаг 8. Активировать кассу на месте её установки.
Фискализация проводится на установленном кассовом оборудовании, при наличии выхода в интернет. Здесь вводятся различные данные о кассе, выданный в ФНС регистрационный номер ККТ, информация о выбранном ОФД. Успешный процесс фискализации должен закончиться получением отчета о регистрации в виде напечатанного чека - отчета о регистрации.
Важно
Обратите внимание на правильность вводимых данных, особенно при активации кассы: регистрационный номер и модель ККТ, серия и номер ФН сведения о владельце кассы, и выбранном ОФД. Это нужно для последующего формирования отчета о регистрации. Регистрационный номер можно внести только один раз. При допущении ошибок придется потратить не только дополнительные время на перерегистрацию, но в ряде случаев и деньги на покупку нового ФН.
Почему вопросы регистрации и установки ККТ лучше доверить сервисным службам?
Во-первых, весь процесс регистрации ККТ достаточно щепетильный и трудоемкий, а цена вопроса несопоставима с тем, сколько времени и "нервов" может быть потрачено. А в отдельных случаях, если произошла ошибка при вводе данных в фискальный накопитель будут потрачены и дополнительные деньги на его замену - 6 000 рублей.
Во-вторых, нужен определенный уровень технической подготовленности для правильного проведения всех манипуляций:
- установки драйверов для работы кассового программного обеспечения;
- внесения первоначальных настроек в кассовой программе:
- ввод данных об организации, подразделений;
- регистрация пользователей и настройка их ролей и прав;
- внесение товарных позиций в справочник номенклатуры.
В-третьих, кроме начальных настроек кассы, необходимо разобраться с проведением стандартных кассовых операций (продажа, возврат, обмен товара, снятие x - z - отчетов и т.д) и обучить этому персонал.
Всё это важно, поскольку за несоблюдение 54-ФЗ в части ведения кассовой дисциплины, предусмотрены санкции. Например, невыдача бумажного (электронного) чека или неправильное указание реквизитов в чеке (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ) влекут штрафы: для должностного лица и ИП - 2 000 рублей, для юридических лиц - 10 000 рублей.
В случае обращения в сервисный центр, все процедуры - начиная с получения КЭП, регистрации кассы в ФНС и в ОФД, и заканчивая всеми техническими настройками, введением первоначальных данных в систему и обучением пользования кассой, будут сделаны под руководством специалистов.
Более 90% пользователей онлайн-касс отказываются от самостоятельной регистрации кассы
Онлайн-касса - это не только оборудование, в комплекте идет ещё и программное обеспечение, без которого не получится осуществить ни одну кассовую операцию. Поэтому потребуется настройка как самой ККТ, так и установка драйверов, утилит программы, первоначальная настройка системы и др. Например, в компании Лайтбокс всего около 5 % клиентов настройку и установку кассы делают сами. Это те, у кого есть опыт работы с оборудованием, установкой программ.
В целом, с внедрением онлайн-касс техническая поддержка пользователей становится важной и необходимой не только в процессе установки и регистрации кассы, но и в ходе дальнейшей её эксплуатации. Практика показывает, что случится может разное - отключение электричества, перебои с интернетом, ошибки кассиров и насколько быстро сервисные специалисты могут помочь в решении проблем настолько минимизирован уровень возможных потерь из-за простоев продаж.
Покупка кассового оборудования - это только половина дела, вторая половина - это её настройка и установка. Если вы не уверены в собственных силах, хотите сэкономить время и быть уверенными, что все пройдет правильно и касса будет работать в рабочем режиме - предоставьте это сделать специалистам.
