Автоматизация работы фитнес - клуба. Используйте возможности!

По мере развития спортивно-оздоровительного предприятия его сотрудникам все сложней видеть глобальную картину происходящего в клубе, вести контроль клиентов, статистику, наблюдать за современными тенденциями в отрасли, оперативно принимать решения и совершать сделки, прогнозировать спрос и планировать предложения. Комплексная автоматизация фитнес клуба поможет справиться с этими задачами и обеспечить постоянное развитие.

Особенности национального фитнеса
Задачи автоматизации того или иного заведения сферы услуг определяются его бизнес-процессами. В случае автоматизации фитнеса имеется несколько особенностей, отличающих их даже от других спортивных комплексов.

 - Прежде всего, это необходимость индивидуального подхода к клиенту, − считает Денис Кабанов, руководитель группы платежно-пропускных систем компании ДатаКрат. − Если, к примеру, на горнолыжной трассе система может просто регулировать проход к подъёмнику, не требуя персонализации, то в фитнес-центр клиент идет за определенной процедурой, и даже к определенному тренеру. Посетитель фитнес-центра оплачивает услуги на сумму 60 тысяч и рассчитывает получить за эти деньги индивидуальное обслуживание, рассчитанное именно на его потребности. Ему важно время оказания услуги, место, специалист, оказывающий услугу, а не просто «доступ» к тренажеру. Во-вторых, здесь важна возможность забронировать услугу. В третьих, фитнес-клубы постоянно расширяют спектр предлагаемых услуг: групповые спортивные, силовые, танцевальные занятия, водные программы, услуги тренажерного зала, персональные тренировки и прочее. Это требует от программы автоматизации большой гибкости и возможности настройки в процессе эксплуатации. Наконец, фитнес-центры работают с клиентами в течение, как правило, длительного времени. Причем, чем больше период действия клубной карты, и выше процент продления, тем услуга выгоднее для центра. Поэтому сегодня, стараясь закрепить клиентов, центры предлагают большой выбор услуг − семейные, утренние, детские карты, клубные годовые карты, корпоративные карты, абонементы. И это тоже система должна учитывать, как на программном, так и на аппаратном уровне.

Выбираем систему
Сегодня на рынке средств автоматизации имеется достаточно большое количество систем, имеющих в названии слово «фитнес». Системы автоматизации спортивных клубов, разработанные российскими компаниями, выполнены на высоком качественном уровне, не требуют чрезмерных вложений, изначально разработаны с учетом особенностей российской бизнес-среды и специфики отрасли. Именно в отраслях развлечений и услуг такие российские решения по автоматизации уже имеют серьезный опыт внедрения, отлаженные технологии поддержки. Они проверены на практике и доказали свою эффективность. На что же следует обратить внимание при выборе системы?

Возможности специализированной системы, как правило, включают в себя:

• Учет клиентов, идентификация клиентов по карте;
• Учет посещений, обслуживания клиентов; ведение клубных карт, абонементов и разовых посещений;
• Учет времени действия клубной карты, контроль предоставления оплаченных услуг, оперативный мониторинг загрузки клуба;
• Возможность раздельного учета услуг: календарных – клубная карта рассчитана на период, количественных – по количеству посещений, либо разовых услуг для гостей;
• Учет оплаты услуг, организация различных форм оплаты, учет бесплатных услуг;
• Тарификация по событию: время суток, календарная дата, будни/выходные;
• Управление тарифами, просмотр «истории» тарифных планов;
• «Заморозка» клубных карт, блокировка клубных карт;
• Учет кадровых данных и времени работы сотрудников клуба с возможностью построения системы мотивации сотрудников;
• Формирование и печать оперативных отчетов, автоматизация финансового анализа деятельности клуба;
• Планирование и учет ресурсов и работ фитнес - центров.

Однако это – только основной функционал, возможности систем автоматизации фитнеса, спортивных клубов любых направлений этим не ограничиваются. Как полагает Денис Кабанов, выбирая систему, следует обращать внимание и на целый ряд других особенностей:

 - Предлагаемая нами система автоматизации «БАРС.Фитнес» − комплексное решение, обладающее несколькими интересными, именно для фитнес-клуба, качествами. Прежде всего, это многофункциональность. Кроме автоматизации рабочих мест, она позволяет управлять, скажем, шкафами в раздевалке. Они открываются индивидуальной картой или браслетом клиента, и сегодня это востребовано. Также востребована тарификация доступа в различные зоны клуба, с возможностью установления различных тарифов. Во вторых, это гибкость настроек программы. Она может применяться как на предприятии с клубной системой посещений, так и с абонементной, позволяя при этом автоматизировать различные типы бизнесов, вплоть до многофункциональных спорткомплексов. Имеется возможность создания индивидуальных рабочих мест, с разграничением доступа к системе различных сотрудников, т.е. с помощью Барс.Фитнес, возможно создание разнообразных наборов ролей рабочих мест. Причем эти рабочие места могут создаваться, исходя из сегодняшних потребностей клиента, с возможностью последующего развития бизнеса.

Как это работает
Рассмотрим работу системы автоматизации управления фитнес-клубом на примере той же «БАРС.Фитнес». Прежде всего, на клиента в системе заводится индивидуальная карточка. Эта карточка содержит справочные данные о клиенте, информацию о купленных услугах, брони, посещениях и процедурах, платежах и т.п. Далее, каждому постоянному клиенту выдается идентификатор − пластиковая карта. Поскольку в заведении могут быть зоны, в которых использование карты затруднительно (например, сауна), в качестве идентификатора могут применяться брелоки, наручные браслеты различных видов (рассчитанные на воздействие высоких температур и т.п.). На карту, которая содержит уникальный код, оформляются все заказы. С каждым кодом в системе связывается определенный набор услуг, условия их предоставления. Далее клиент может получить только те услуги, которые определены для каждой конкретной карты. Количество видов тарифов в системе не ограничено и формируется в соответствии с маркетинговой политикой фитнес-клуба.

Предоставление каждой услуги автоматически регистрируется клиентом либо сотрудником центра с помощью считывателей карт, установленных на входе/выходе в зоны отдыха либо на рабочем месте специалиста. Платежно-пропускная система позволяет автоматически контролировать вход в платные зоны отдыха – сауну, бассейн, тренажерный зал и т.п. В этом случае на входе устанавливается специальное пропускное оборудование (турникет, либо замок) со считывателями карт. Клиент при входе проводит картой по считывателю, система, определив действительность предъявленной карты, разрешает проход.

Но для заведения важна, в первую очередь, постоянная работа с клиентом.

 - Используя программный комплекс, можно автоматически оформить абонемент, − говорит Денис Кабанов. Абонемент позволяет при покупке определённого количества услуг получить скидку. Если же в заведении применяется клубная система, то оформляют клубную карту. Клубная карта имеет определенный срок действия − год, полгода и т.д. Такие карты дают право посещать занятия фитнес-клуба в любое время и без ограничения по количеству посещений. Удобно и то, что программа позволяет оформить как индивидуальные, так и семейные (на двоих и более членов семьи) карты. Возможно оформлять и другие виды карт: например, интересное предложение для молодежи, студентов − это продажа «утренних» карт, дающих право заниматься в утренние часы. Корпоративные карты - хороший инструмент стимуляции работы сотрудников и повышения их лояльности для компании-работодателя, и весьма перспективное направление для фитнес-клуба. При оформлении корпоративной карты автоматически импортируются данные о сотруднике, в том числе сумма денег, которую предприятие дотирует работнику. В рамках этой суммы сотрудник может пользоваться услугами центра. В отчетный период информация о произведенных каждым сотрудником расходах предоставляется компании-работодателю. Владельцам клубных карт могут быть предложены в качестве бонуса скидки на покупку товаров спортивного бара, в качестве подарка при оформлении карты полотенца и т.п. Очень удобным для клиента является возможность системы зачислить на свою карту определенную сумму денег и пользоваться ею, как электронным кошельком, оплачивая услуги клуба, делая покупки в баре, кафе. Одно из главных достоинств системы − очень удобная технология бронирования с учетом графика предоставления услуги и графика работы специалистов клуба. Применяя программу, можно забронировать не только услугу, но и конкретного специалиста – инструктора. Если предоставление услуги привязано к конкретной зоне, используют функцию бронирования по зонам. При этом для каждой зоны задается ограничение по количеству клиентов, и если это количество превышает предельное, то программа не позволит зарезервировать услугу и предложит забронировать другое время. Таким, образом, в любой момент времени предоставляется точная информация о свободных тренерах и специалистах, производится мониторинг наполняемости зон клуба. Каждый клиент, воспользовавшийся услугами центра, учитывается системой с сохранением истории всех покупок товаров и услуг в системе отчетов. На основании этих данных менеджеры анализируют статистику посещаемости клуба, динамику востребованности тех или иных услуг.

В любой момент времени доступна любая статистическая информация в виде следующих отчетов:

• «По новым договорам»,
• «По датам окончания действия договора»,
• «По действующим договорам»,
• «По новым абонементам»,
• «По датам окончания действия абонементов»,
• «По действующим абонементам»,
• «По товарам и услугам»,
• «По сотрудникам»,
• «По зонам»,
• «По клиентам»,
• «По долгам»,
• «Сводный отчёт по операциям»,
• «Оборотная ведомость»,
• «Кассовые отчеты.

Считаем деньги
Спрос на услуги по автоматизации фитнес-центров на Урале сегодня не отстает от московского. Это объясняется, в том числе, быстрым ростом самого сектора фитнеса. Несколько лет назад количество фитнес-центров у нас увеличивалось за год раза в три. Сейчас прирост хотя и несколько замедлился, но продолжается. При этом, как почти везде в области достаточно дорогостоящих услуг, у менеджмента клубов есть понимание необходимости применения самых передовых технических решений для организации бизнес-процессов.

Если же говорить про окупаемость систем автоматизации в любых видах услуг, в том числе спортивных, то эффект весьма велик. Например, такой факт: после внедрения автоматизации в горнолыжном комплексе поступление денежных средств увеличивается на 30-35%, что объясняется, скажем так, устранением человеческого фактора. Конечно, при автоматизации фитнес-центра, в связи с тем, что востребованность услуги зависит от разных условий (многое зависит от того же тренера, например), труднее вычленить именно «системную» составляющую прибыли. Тем не менее, и исключение злоупотреблений со стороны персонала, и повышение лояльности клиента напрямую и весьма существенно влияют на доходность.

Вот, что сказал Антон Мурзин, директор консалтингового агентства ГКЦ:

- Общеизвестно, что привлечение новых клиентов требует денег, зачастую сравнимых с доходом от них, а приносят эти деньги – наоборот, постоянные клиенты. И чем более эксклюзивной является услуга, тем более верно это положение. А удержание клиента сегодня требует и постоянного отслеживания ситуации, и именно индивидуального подхода, что вряд ли возможно без автоматизации бизнес-процессов.