Shelter – система автоматизации гостиниц, отелей, пансионатов

Как работают программы автоматизации гостиниц

Программа для гостиниц «Shelter» – это новая система, позволяющая автоматизировать такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д. Современная гостиничная система автоматизации Shelter v.2 позволяет оформить гостя в течение считанных минут, сделать в целом процесс поселения и выселения быстрым и комфортным как для гостей, так и для персонала гостиницы.

Система автоматизации гостиниц Shelter решает следующие крупные задачи

• Автоматизация служб бронирования и размещения.
• Управление ресурсами гостиницы.
• Поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов.
• Автоматизация текущей деятельности.
• Ведение базы данных гостей.
• Многофакторный анализ деятельности гостиницы.
• Взаимодействие с другими системами.

Система Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру.

Функционал программы автоматизации гостиниц

Современные программы автоматизации гостиниц обладают простым, удобным и максимально продуманным функционалом.

Система для автоматизации гостиниц Shelter состоит из набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Возможности программы Shelter по автоматизаци рабочих мест

Автоматизация рабочего места портье

• Информация о предстоящих заездах и выездах.
• Информация о наличии мест в гостинице.
• Информация о состоянии счетов гостей.
• Ввод данных о заездах (check-in, check-out).
• Размещение гостей.
• Текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер).
• Резервирование (индивидуальное, служебное).
• Информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды.
• Информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей.
• Информация о внесении депозитов за бронь.
• Работа со счетами гостей и клиентов.
• Внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей.
• Печать и выставление счетов клиентам.
• Создание мастер-фолио.
• Информация обо всех платежах и услугах.
• Печать дневных отчетов.
• Доступ к архиву счетов.
• Возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса.
• При установке программы для гостиниц Шелтер в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги возможно ведение истории болезни гостя.
• Для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.

Автоматизация отдела бронирования

• Резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования.
• Печать подтверждений по брони.
• Информация о внесении депозитов за бронь.
• Анализ текущей и ожидаемой загрузки.
• Просмотр истории гостя.

Автоматизация бухгалтерии, участка по работе со счетами гостей и клиентов

• Разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов.
• Анализ расчетов с компаниями и турагентствами.
• Выставление счетов к оплате.
• Получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы.
• Доступ к архиву счетов.

Автоматизация офиса руководителя хозяйcтвенной службы отеля (house keeping)

• Управление службами сервиса гостиницы.
• Контроль состояния номерного фонда.
• Информация о санитарном состоянии номеров.
• Управление службой горничных.
• Организация бюро находок.
• Получение отчетов о работе сервисных служб.
• Ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат.
• Анализ текущего состояния номеров.
• Управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи).
• Прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).

Автоматизация офиса программиста

• Управление интерфейсом с системой «R-Keeper».
• Управление интерфейсом с телефонной станцией.
• Информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/ закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией).
• Управление интерфейсом с кабельным телевидением.
• Информация о сеансах просмотра платного телевидения.
• Настройка под любую телефонную станцию любой емкости.
• Поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров.
• Настройка прейскурантов на различные внешние линии.
• Управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде.
• Подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.

Автоматизация офиса финансового директора

• Ведение справочников предоставляемых услуг.
• Определение пакетов услуг.
• Определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров.
• Определение тарифов и возможность их связи с временными периодами.
• Определение типов и категорий гостей.
• Получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам; изменение расценок на те или иные гостиничные услуги.
• Управление пакетами услуг и их тарифами.
• Управление справочником типов номеров.
• Получение отчетов всех видов и т.д.

Автоматизация рабочего места кассира

• Расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию.
• Полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания.
• Расчет с гостями за дополнительные услуги.
• Прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям.
• Возврат денег.
• Все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.

Система управления гостиницей Shelter позволяет автоматизировать объект размещения любого формата: гостиницу, пансионат, санаторий, базу отдыха, апарт-отель, хостел. Программа позволяет оптимизировать процессы бронирования, поселения, выселения, работу со счетами гостей и т.д.

Информационная система Shelter охватывает все секторы гостиничного хозяйства, начиная от службы маркетинга и заканчивая прачечной. Отдел продаж, служба портье, бухгалтерия и финансовая служба, маркетинг, хозяйственная и банкетная службы – система объединяет работу всех этих подразделений в единое информационное пространство, делает бизнес прозрачным и контролируемым.

Система автоматизации гостиниц Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферы, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, резервирование по заявке, по типу номера или по номеру и др. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.