Система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников массовых мероприятий «Барс.ЭКСПО-2»

Программное обеспечение смотреть всё

Необходимо автоматизировать процесс приглашения участников массовых мероприятий, организовать  предварительную регистрацию, продажу билетов,  аккредитацию, печать и выдачу бейджей, организовать  контроль доступа и получить детализированную статистику?

Специально для решения этих задач ДатаКрат разработан программно-аппаратный комплекс «Барс.ЭКСПО-2», который Вы можете арендовать на время проведения мероприятия.

Автоматизированная информационная система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников и посетителей массовых мероприятий «Барс.ЭКСПО-2» - специализированный программно-аппаратный комплекс, разработанный корпорацией «ДатаКрат», предназначен для комплексной автоматизации и информационно-технического обслуживания массовых мероприятий в сфере выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности, в сфере проведения спортивно-зрелищных и других EVENT-мероприятий.

Если вас интересует более подробная информация по системе регистрации или вы желаете получить индивидуальную консультацию, свяжитесь с нами по телефону в Екатеринбурге: +7 (343) 365-13-40.

Задачи, решаемые «Барс.ЭКСПО-2»:

  • автоматизация процесса приглашения потенциальных участников, рассылка уведомлений и документов;
  • простой и интуитивно понятный интерфейс модуля создания шаблонов билетов, бейджей, приглашений и отчетов;
  • web-регистрация посетителей и участников на сайте Заказчика, автоматизация процессов согласования оргкомитетом и другими службами; распределения участников по категориям с разными правами;
  • личный кабинет участника, автоматизация персонализированного общения с организатором мероприятий;
  • система оплаты участия и продажи электронных билетов на мероприятия;
  • аккредитация, печать и выдача персонализированного цветного защищенного пластикового бейджа с фото;
  • автоматизация учета выдачи подарков и раздаточного материала;
  • системы контроля и управления санкционированным доступом участников и посетителей как на общую площадку проведения мероприятия, так и в ограниченные зоны в соответствие с категорией участника; интеграция с системами видеонаблюдения;
  • системы самостоятельной регистрации посетителей и аккредитации посредством автоматических терминалов самообслуживания;
  • интеграция с системами учета питания, камер хранения, доступа на парковку (организация единого информационного и платежного пространства, где бейдж является электронным кошельком)
  • организация высокого уровня безопасности (в том числе для мероприятий с участием первых лиц государства)
  • возможность интеграции с внешними BI системами.

Применение системы «Барс.ЭКСПО-2» целесообразно на мероприятиях любых форматов и масштабов: выставках, форумах, конференциях и конгрессах, собраниях акционеров, саммитах, концертах и фестивалях, спортивных событиях и других видах EVENT.

 

Что получают пользователи «Барс.ЭКСПО-2»

Организатор:

  • минимизацию времени на обработку списков посетителей, участников и экспонентов;
  • минимизацию времени на аккредитацию, печать и выдачу бумажного или пластикового бейджа/билета и как следствие сокращение очередей;
  • возможность развернуть точки регистрации участников в любом удобном для участников месте (аэропорты, вокзалы, гостиницы и т.д.);
  • контроль оплаты участия, доверенностей, выдачи раздаточных материалов и т.д.;
  • повышение уровня безопасности (благодаря контролю доступа, разграничению прав, режиму согласования службами безопасности  интеграцией с системой видеонаблюдения);
  • минимизацию финансовых злоупотреблений со стороны персонала (продажа билетов “мимо кассы”), накладных расходов и  количества необходимого обслуживающего персонала;
  • разгрузку информационных стоек “help-desk”, благодаря информационно-справочной системе (личные кабинеты участников и информационные терминалы);
  • повышение имиджа мероприятия;
  • возможность реализации эффективной маркетинговой политики за счет:  
    • получения базы данных участников с координатами,
    • поддержки различных видов карт участников (VIP-участник, гость/посетитель, пресса, персонал, служба безопасности и т.д.),
  • источник получения дополнительного дохода за счет размещения рекламной информации экспонентов, спонсоров и прочих организаций на бейджах, лентах и т.д.;
  • детализированную отчетность о мероприятии для дальнейшего анализа и оптимизации;
  • комплексную поддержку и сопровождение системы командой ДатаКрат на подготовительном этапе и во время самого мероприятия.

Участник / экспонент:

  • возможность самостоятельной регистрации посетителей стенда при помощи мобильных терминалов сбора данных и контроля доступа “Hand Held” и последующего получение контактов своей целевой аудитории;
  • удобное оформление процедуры участия посредством личного кабинета и режима e-mail общения с организатором/застройщиком, оператором мероприятия;
  • возможность прохождения процедуры аккредитации в удобном для участника месте: в терминалах прилета аэропортов, на ж/д или автовокзалах, в гостиницах и т.д.

Посетитель / гость:

  • удобный механизм приобретения билета (получения бейджа) через сайт или на площадке проведения;
  • сокращение очередей и максимально быстрый доступ на площадку проведения мероприятия и в его ограниченные зоны;
  • удобство использования личного идентификационного носителя как информации о себе и пропуска на мероприятие (отсутствует необходимость в раздаче визиток экспонентам – вся необходимая о них информация содержится в уникальном идентификаторе и напечатана на бейдже);
  • получение доступа к информационно-справочной системе, актуальной и достоверной информации о программе мероприятия, к его карте, местах расположения интересующих зон через информационные терминалы.

Персонал:

  • повышение эффективности труда за счет автоматизации бизнес-процессов, снижающих трудоемкость и время обслуживания клиентов
  • минимизацию ошибок в работе;
  • удобство в предоставлении статистической и управленческой отчетности.

Комплектация программно - аппаратного комплекса «Барс.ЭКСПО-2» осуществляется исключительно на модульной основе (с добавлением необходимых опций и модулей), исходя из технических требований проектов. 

>
Стойки регистрации участников массовых мероприятий Рабочее место регистратора массовых мероприятий, бизнес-форумов, саммитов, отраслевых выставок Барс.ЭКСПО-2 предназначена для автоматизации приглашения и регистрации участников массовых мероприятий, контроля доступа на массовых мероприятиях

Полнофункциональный программно-аппаратный комплекс «Барс.ЭКСПО-2» состоит из:

  • модуля серверной части;
  • модуля WEB доступа;
  • автоматизированных рабочих мест администратора системы, оргкомитета, операторов аккредитации, операторов контроля;
  • модуля билетно - кассовой системы;
  • модуля системы контроля доступа;
  • модуля работы с экспонентами;
  • модулей интеграции Барс.ЭКСПО-2 с парковочной системой, системой видеонаблюдения,  системой учета питания и другими внешними BI системами;
  • модуля отчетов.

Основными элементами идентификации личности участников или посетителей мероприятий в системах автоматизации, через которые ведется весь учет совершенных технологических операций, являются бейджи.

Для изготовления беджей используются два основных вида носителей: бумажный и пластиковый. Специальный идентификатор личности человека на бумажный носитель может быть нанесен только в виде штрих-кода, пластиковые носители могут содержать встроенной в бейдж (смарт-карту) чип, штрих-код или магнитную полосу.

Достоинствами использования пластиковых бейджей являются: повышенная степень защиты от подделок, презентабельный внешний вид и стойкость к внешним воздействиям (влага, стирание) по сравнению с бумажным бейджем.

Выбор конкретного носителя информации об участнике должен быть обоснован функциями его применения на мероприятии.

Вы можете взять в аренду систему «Барс.ЭКСПО-2»

«ДатаКрат» обладает гибкими ресурсами для реализации проектов по организации систем регистрации массовых мероприятий любой сложности, именно поэтому предлагаемый нами вариант сотрудничества в части  аренды программно-аппаратного комплекса «Барс.ЭКСПО-2» на время проведения мероприятия является самым оптимальным, поскольку Вы как Организатор на правах аренды получаете систему «Барс.ЭКСПО-2» и целый комплекс дополнительных услуг: 

    • комплексное оснащение системы оборудованием и программным обеспечением на время проведение мероприятия;
    • техническое сопровождение системы с выездом компетентной группы технических специалистов в режиме «24 часа в сутки»;
    • поставка расходных материалов и комплектующих для печати бейджей;
    • прокладка и монтаж необходимых коммуникаций для организации системы;
    • подбор оборудования в соответствие с заданным функционалом и требованиями;
    • формирование специфических форм отчетов после проведения мероприятия.

Проекты, реализованные с помощью системы «Барс.ЭКСПО-2»

  • Центральный выставочный комплекс «Экспоцентр» (г. Москва) с 2014 г.;
  • Рок-фестиваль «Нашествие» 2006 г.;
  • Фестиваль «Кинотавр» 2006 г.;
  • Транспортная неделя 2007 г.;
  • Форум «РОССИЯ» 2008 г.;
  • Собрание Акционеров  ОАО «Роснефть» 2009, 2010, 2011 гг.;
  • Уральская Международная Выставка  и Форум Промышленности и Инноваций «ИННОПРОМ-2010»;
  • Международный Инвестиционный форум «Сочи» 2007-2014 гг.;
  • Мурманский Международный Экономический Форум 2010, 2011 г.;
  • Международные детские спортивные игры «Дети Азии-2012»;
  • Форум молодежи Уральского федерального округа «УТРО-2013»;
  • Международной выставке вооружения, военной техники и боеприпасов в Нижнем Тагиле «Russia Arms Expo 2013»;
  • Чемпионат по дзюдо на приз губернатора «Тюменской области»;
  • Российско-Казахстанский форум межрегионального сотрудничества;
  • Бизнес-форум «БУДУЩЕЕ ГОРОДА» (проводится журналом «Деловой Квартал»).

Многолетний опыт корпорации «ДатаКрат» в области автоматизации мероприятий федерального значения позволяет нам гарантировать их проведение на самом высоком уровне. По вопросам аренды системы «Барс.ЭКСПО-2» или за технической консультацией обращайтесь в Центральный офис корпорации в г. Екатеринбург или направляйте свой запрос через специальную форму "Заказать".