Система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников массовых мероприятий "Барс.ЭКСПО-2"

Программное обеспечение смотреть всё


Необходимо автоматизировать процесс приглашения участников массовых мероприятий, организовать  предварительную регистрацию, продажу билетов,  аккредитацию, печать и выдачу бейджей, организовать  контроль доступа и получить детализированную статистику? 

Специально для решения этих задач ДатаКрат разработан программно-аппаратный комплекс «Барс.ЭКСПО-2», который Вы можете арендовать на время проведения мероприятия.

Автоматизированная информационная система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников и посетителей массовых мероприятий «Барс.ЭКСПО-2» - специализированный программно - аппаратный комплекс, разработанный корпорацией «ДатаКрат», предназначен для комплексной автоматизации и информационно-технического обслуживания массовых мероприятий в сфере выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности, в сфере проведения спортивно-зрелищных и других EVENT – мероприятий.

Если вас интересует более подробная информация по системе регистрации или вы желаете получить индивидуальную консультацию, свяжитесь с нами по телефону в Екатеринбурге: +7 (343) 365-13-40.

Задачи, решаемые «Барс.ЭКСПО-2»:

  • автоматизация процесса приглашения потенциальных участников, рассылка уведомлений и документов;
  • простой и интуитивно понятный интерфейс модуля создания шаблонов билетов, бейджей, приглашений и отчетов;
  • web-регистрация посетителей и участников на сайте Заказчика, автоматизация процессов согласования оргкомитетом и другими службами; распределения участников по категориям с разными правами;
  • личный кабинет участника, автоматизация персонализированного общения с организатором мероприятий;
  • система оплаты участия и продажи электронных билетов на мероприятия;
  • аккредитация, печать и выдача персонализированного цветного защищенного пластикового бейджа с фото;
  • автоматизация учета выдачи подарков и раздаточного материала;
  • системы контроля и управления санкционированным доступом участников и посетителей как на общую площадку проведения мероприятия, так и в ограниченные зоны в соответствие с категорией участника; интеграция с системами видеонаблюдения;
  • системы самостоятельной регистрации посетителей и аккредитации посредством автоматических терминалов самообслуживания;
  • интеграция с системами учета питания, камер хранения, доступа на парковку (организация единого информационного и платежного пространства, где бейдж является электронным кошельком)
  • организация высокого уровня безопасности (в том числе для мероприятий с участием первых лиц государства)
  • возможность интеграции с внешними BI системами.
Применение системы «Барс.ЭКСПО-2» целесообразно на мероприятиях любых форматов и масштабов:
выставках, форумах, конференциях и конгрессах, собраниях акционеров, саммитах, концертах и фестивалях, спортивных событиях и других видах EVENT.

 
Что получают пользователи «Барс.ЭКСПО-2»

Организатор:

  • минимизацию времени на обработку списков посетителей, участников и экспонентов;
  • минимизацию времени на аккредитацию, печать и выдачу бумажного или пластикового бейджа/билета и как следствие сокращение очередей;
  • возможность развернуть точки регистрации участников в любом удобном для участников месте (аэропорты, вокзалы, гостиницы и т.д.);
  • контроль оплаты участия, доверенностей, выдачи раздаточных материалов и т.д.;
  • повышение уровня безопасности (благодаря контролю доступа, разграничению прав, режиму согласования службами безопасности  интеграцией с системой видеонаблюдения);
  • минимизацию финансовых злоупотреблений со стороны персонала (продажа билетов “мимо кассы”), накладных расходов и  количества необходимого обслуживающего персонала;
  • разгрузку информационных стоек “help-desk”, благодаря информационно-справочной системе (личные кабинеты участников и информационные терминалы);
  • повышение имиджа мероприятия;
  • возможность реализации эффективной маркетинговой политики за счет:  
    • получения базы данных участников с координатами,
    • поддержки различных видов карт участников (VIP-участник, гость/посетитель, пресса, персонал, служба безопасности и т.д.),
  • источник получения дополнительного дохода за счет размещения рекламной информации экспонентов, спонсоров и прочих организаций на бейджах, лентах и т.д.;
  • детализированную отчетность о мероприятии для дальнейшего анализа и оптимизации;
  • комплексную поддержку и сопровождение системы командой ДатаКрат на подготовительном этапе и во время самого мероприятия.
Участник / экспонент:
  • возможность самостоятельной регистрации посетителей стенда при помощи мобильных терминалов сбора данных и контроля доступа “Hand Held” и последующего получение контактов своей целевой аудитории;
  • удобное оформление процедуры участия посредством личного кабинета и режима e-mail общения с организатором/застройщиком, оператором мероприятия;
  • возможность прохождения процедуры аккредитации в удобном для участника месте: в терминалах прилета аэропортов, на ж/д или автовокзалах, в гостиницах и т.д.
Посетитель / гость:
  • удобный механизм приобретения билета (получения бейджа) через сайт или на площадке проведения;
  • сокращение очередей и максимально быстрый доступ на площадку проведения мероприятия и в его ограниченные зоны;
  • удобство использования личного идентификационного носителя как информации о себе и пропуска на мероприятие (отсутствует необходимость в раздаче визиток экспонентам – вся необходимая о них информация содержится в уникальном идентификаторе и напечатана на бейдже);
  • получение доступа к информационно-справочной системе, актуальной и достоверной информации о программе мероприятия, к его карте, местах расположения интересующих зон через информационные терминалы.
Персонал:
  • повышение эффективности труда за счет автоматизации бизнес-процессов, снижающих трудоемкость и время обслуживания клиентов;
  • минимизацию ошибок в работе;
  • удобство в предоставлении статистической и управленческой отчетности.
Комплектация программно - аппаратного комплекса «Барс.ЭКСПО-2» осуществляется исключительно на модульной основе (с добавлением необходимых опций и модулей), исходя из технических требований проектов. 


Полнофункциональный программно-аппаратный комплекс «Барс.ЭКСПО-2» состоит из:

  • модуля серверной части;
  • модуля WEB доступа;
  • автоматизированных рабочих мест администратора системы, оргкомитета, операторов аккредитации, операторов контроля;
  • модуля билетно - кассовой системы;
  • модуля системы контроля доступа;
  • модуля работы с экспонентами;
  • модулей интеграции Барс.ЭКСПО-2 с парковочной системой, системой видеонаблюдения,  системой учета питания и другими внешними BI системами;
  • модуля отчетов.
Основными элементами идентификации личности участников или посетителей мероприятий в системах автоматизации, через которые ведется весь учет совершенных технологических операций, являются бейджи.
 
Для изготовления беджей используются 2 основных вида носителей: бумажный и пластиковый. Специальный идентификатор личности человека на бумажный носитель может быть нанесен только в виде штрих-кода, пластиковые носители могут содержать встроенной в бейдж (смарт-карту) чип, штрих-код или магнитную полосу.
Достоинствами использования пластиковых бейджей являются:
повышенная степень защиты от подделок, презентабельный внешний вид и стойкость к внешним воздействиям (влага, стирание) по сравнению с бумажным бейджем.
Выбор конкретного носителя информации об участнике должен быть обоснован функциями его применения на мероприятии.

«ДатаКрат» обладает гибкими ресурсами для реализации проектов по организации систем регистрации массовых мероприятий любой сложности, именно поэтому предлагаемый нами вариант сотрудничества в части аренды программно-аппаратного комплекса «Барс.ЭКСПО-2» на время проведения мероприятия является самым оптимальным, поскольку Вы как Организатор на правах аренды получаете систему «Барс.ЭКСПО-2» и целый комплекс дополнительных услуг: 
    • комплексное оснащение системы оборудованием и программным обеспечением на время проведение мероприятия;
    • техническое сопровождение системы с выездом компетентной группы технических специалистов в режиме «24 часа в сутки»;
    • поставка расходных материалов и комплектующих для печати бейджей;
    • прокладка и монтаж необходимых коммуникаций для организации системы;
    • подбор оборудования в соответствие с заданным функционалом и требованиями;
    • формирование специфических форм отчетов после проведения мероприятия.
Реализованные проекты:
  • Центральный выставочный комплекс «Экспоцентр» (г. Москва) с 2014 г.;
  • Рок-фестиваль «Нашествие» 2006 г.;
  • Фестиваль «Кинотавр» 2006 г.;
  • Транспортная неделя 2007 г.;
  • Форум «РОССИЯ» 2008 г.;
  • Собрание Акционеров  ОАО «Роснефть» 2009, 2010, 2011 гг.;
  • Уральская Международная Выставка  и Форум Промышленности и Инноваций «ИННОПРОМ-2010»;
  • Международный Инвестиционный форум «Сочи» 2007-2014 гг.;
  • Мурманский Международный Экономический Форум 2010, 2011 г.;
  • Международные детские спортивные игры «Дети Азии-2012»;
  • Форум молодежи Уральского федерального округа «УТРО-2013»;
  • Международной выставке вооружения, военной техники и боеприпасов в Нижнем Тагиле «Russia Arms Expo 2013»;
  • Чемпионат по дзюдо на приз губернатора «Тюменской области»;
  • Российско-Казахстанский форум межрегионального сотрудничества;
  • Бизнес-форум «БУДУЩЕЕ ГОРОДА» (проводится журналом «Деловой Квартал»).
Многолетний опыт корпорации «ДатаКрат» в области автоматизации мероприятий федерального значения позволяет нам гарантировать их проведение на самом высоком уровне.

По вопросам аренды системы «Барс.ЭКСПО-2» или за технической консультацией обращайтесь в Центральный офис корпорации в г. Екатеринбург или направляйте свой запрос через специальную форму "Заказать".