Shelter™

Shelter™

Система управления гостиницами.

UCS "Shelter" - это новая система, позволяющая автоматизировать такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д. 

Система решает следующие крупные задачи:

  • Автоматизация служб бронирования и размещения.
  • Управление ресурсами гостиницы.
  • Поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов.
  • Автоматизация текущей деятельности.
  • Ведение базы данных гостей.
  • Многофакторный анализ деятельности гостиницы.
  • Взаимодействие с другими системами.
Система UCS "Shelter" поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру.

Система UCS Shelter состоит из набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы. Этими рабочими местами могут, например, быть:

Портье 
  • Информация о предстоящих заездах и выездах.
  • Информация о наличии мест в гостинице.
  • Информация о состоянии счетов гостей.
  • Ввод данных о заездах (check-in, check-out).
  • Размещение гостей.
  • Текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер).
  • Резервирование (индивидуальное, служебное).
  • Информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды.
  • Информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей.
  • Информация о внесении депозитов за бронь.
  • Работа со счетами гостей и клиентов.
  • Внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей.
  • Печать и выставление счетов клиентам.
  • Создание мастер-фолио.
  • Информация обо всех платежах и услугах.
  • Печать дневных отчетов.
  • Доступ к архиву счетов.
  • Возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса.
  • При установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги возможно ведение истории болезни гостя.
  • Для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.
Отдел бронирования
  • Резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования.
  • Печать подтверждений по брони.
  • Информация о внесении депозитов за бронь.
  • Анализ текущей и ожидаемой загрузки.
  • Просмотр истории гостя.
Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов
  • Разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов.
  • Анализ расчетов с компаниями и турагентствами.
  • Выставление счетов к оплате.
  • Получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы.
  • Доступ к архиву счетов.
Офис руководителя хозяйcтвенной службы отеля (house keeping)
  • Управление службами сервиса гостиницы.
  • Контроль состояния номерного фонда.
  • Информация о санитарном состоянии номеров.
  • Управление службой горничных.
  • Организация бюро находок.
  • Получение отчетов о работе сервисных служб.
  • Ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат.
  • Анализ текущего состояния номеров.
  • Управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи).
  • Прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).
Офис программиста
  • Управление интерфейсом с системой "R-Keeper".
  • Управление интерфейсом с телефонной станцией.
  • Информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией).
  • Управление интерфейсом с кабельным телевидением.
  • Информация о сеансах просмотра платного телевидения.
  • Настройка под любую телефонную станцию любой емкости.
  • Поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров.
  • Настройка прейскурантов на различные внешние линии.
  • Управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде.
  • Подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.
Офис финансового директора
  • Ведение справочников предоставляемых услуг.
  • Определение пакетов услуг.
  • Определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров.
  • Определение тарифов и возможность их связи с временными периодами.
  • Определение типов и категорий гостей.
  • Получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам; изменение расценок на те или иные гостиничные услуги.
  • Управление пакетами услуг и их тарифами.
  • Управление справочником типов номеров.
  • Получение отчетов всех видов и т.д.
Касса 
  • Расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию.
  • Полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания.
  • Расчет с гостями за дополнительные услуги.
  • прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям.
  • Возврат денег.
  • Все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.
Система поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферы, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, резервирование по заявке, по типу номера или по номеру и др. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.