Cистема автоматизации гостиниц «Shelter»

Оборудование смотреть всё
Программное обеспечение смотреть всё

И зимнее и летнее время для владельцев гостиниц - горячий сезон. Круглый год администрация больших гостиниц и мини-отелей сталкивается с большим количеством проблем:

  • непрозрачность документооборота, счетов, денег;
  • отсутствие актуальной четкой информации о состоянии деятельности гостиницы на определенный момент;
  • злоупотребление со стороны персонала (заселение без чеков);
  • длительное время обслуживания клиентов;
  • отсутствие базы постоянных клиентов.

Поэтому без помощи систем автоматизации не обойтись. Шагая в ногу со временем, владельцы гостиниц должны понимать, что кроме борьбы с недобросовестностью персонала автоматизация гостиницы обеспечивает клиенту отличный своевременный сервис в любой момент его пребывания и компания получает довольного постояльца сейчас, который будет лоялен и в будущем.

Если вас интересует более подробная информация по автоматизации гостиницы или вы желаете получить индивидуальную консультацию, свяжитесь с нами по телефону в Екатеринбурге: +7 (343) 365-13-40 или выберите ближайший к вам город в разделе контакты: Москва, Тюмень, Уфа, Пермь, Челябинск, Самара, и другие.

Компания ДатаКрат предлагает комплексное решение управления гостиницей на базе Shelter™

Внедрение

Shelter™ - профессиональная компьютерная система управления гостиницей; программа, которая была опробована и зарекомендовала себя в работе гостиниц различного типа:

  • Гостиница «Башкортостан», г. Туймазы, Башкирия
  • Гостиница «Кентавр», г. Тюмень
  • Гостиница «Лесная», г. Н. Тагил
  • Гостиница «Металлург», г. Н. Тагил
  • Гостиница «Чекерил», г. Ижевск
  • Гостиница «Форт», г. Екатеринбург
  • Гостиница «Уральский двор», г. Екатеринбург
  • Гостиница «Урал отель», г. Екатеринбург
  • Гостиница «Парк Отель», г. Пермь
  • Гостиница «Платан южный», г. Краснодар
  • Гостиница «Грааль», г. Краснодар
  • Каюты на теплоходах «Екатерина Великая» и «Тарас Бульба» г. Пермь
  • и многие другие.

Как работает Shelter™?

Облегчая работу портье, Shelter™ автоматизирует службы бронирования и размещения. Постояльцу гостиницы нет необходимости носить с собой кошелек, вместо этого при заселении он получает магнитную карточку, которую и предъявляет при оказании ему услуг. Таким образом, Shelter™ обеспечивает поддержку единой системы безналичных платежей. Постоялец может звонить, смотреть кабельное телевидение, посещать ресторан при гостинице, так как Shelter™ дает возможность интеграции с другими системами: телефонным тарификатором, телевидением, R-Keeper. В целом, автоматизируя текущую деятельность, Shelter™ осуществляет многофакторный анализ деятельности гостиницы: текущие операции, анализ работы гостиницы за весь период ее работы, финансовые результаты.

Система Shelter™ способна решать следующие задачи:

  • Автоматизация служб бронирования и размещения.
  • Контроль загрузки номерного фонда.
  • Минимизация времени обслуживания гостей.
  • Управление внутренними ресурсами гостиницы.
  • Поддержка единой системы безналичных платежей.
  • Ведение базы данных гостей.
  • Формирование многофакторных отчетов по деятельности гостиницы.
  • Интеграция с другими системами.

Установкой системы Shelter™, а в ресторанах и барах гостиницы — системы UCS «R-Keeper» и складской системы UCS «StoreHouse» осуществляется комплексная автоматизация гостиничного хозяйства.

Оборудование для автоматизации гостиниц

Для создания экономически обоснованной и адаптированной к условиям гостиничного комплекса системы автоматизации компания предлагает следующее аппаратное обеспечение:

  • Электронные замки на таблетках, магнитных картах и прокси-картах;
  • Электронные ключи (таблетки, карточки с магнитной полосой, смарт-карты);
  • Устройство чтения-записи магнитных карт;
  • Энергосберегающий контроллер;
  • Фискальный регистратор BIXOLON-01K, либо ПРИМ 08ТК;
  • Денежные ящики;
  • Мини-АТС (телефонные станции, работающие по протоколу RS-232);
  • Терминалы как сенсорного, так и клавиатурного типов производства Firich, HP, DK.

Также поддерживается оборудование других производителей, при условии проведения предварительной технической экспертизы специалистами компании «ДатаКрат».

Эффект от внедрения системы автоматизации в гостинице или отеле

После внедрения владельцы гостиниц моментально получают гарантированный эффект от работы системы:

  • Уменьшение времени обслуживания одного гостя до 2-3 минут;
  • Повышение рентабельности отеля на 20 % за счет увеличения точности учета времени проживания;
  • Упорядоченное управление ресурсами гостиницы;
  • Прозрачность деятельности различных служб гостиницы;
  • Возможность удалённого доступа к отчетности.

Shelter - профессиональная компьютерная система управления гостиницей. Складской учет реализованных ингредиентов и товаров обеспечивается специализированной системой «R-Keeper StoreHouse».

Все системы тесно взаимодействуют между собой. «Shelter» ведет список и счета постояльцев и обслуживает запросы R-Keeper на закрытие чека на счет гостя. «R-Keeper» обеспечивает реализацию, прием наличной оплаты, авторизацию кредитных карт, управляет меню ресторанов и списком товаров в киосках. «R-Keeper StoreHouse» обрабатывает информацию о реализации блюд и на основе калькуляционных карт рассчитывает расход ингредиентов. В этом перечне программных продуктов нет отдельной системы бухгалтерского учета.

Практика показала, что любая универсальная компьютерная бухгалтерия может быть легко интегрирована в этот комплекс. Навязывание же какой-то определенной бухгалтерской программы всегда болезненно.

Замкнутая система расчетов

Shelter ведет счета гостей, то есть регистрирует взносы и оказанные услуги. При поселении гостю выдается устройство идентификации (магнитная карточка, чип, смарт-карта и др.), которое гость и предъявляет при оказании ему услуги. При выезде гостю предъявляют распечатку его транзакций и предлагают расчитаться. Тем самым в гостинице вводится безналичная оплата: гостю больше не нужно носить с собой кошелек. В таком подходе несколько достоинств: во-первых, как и в случае с пластиковыми деньгами, увеличивается объем оказанных услуг: гость, не видя "живых" денег, тратит свой депозит более легко. Во-вторых, сокращается количество точек, где работают с деньгами, что хорошо по многим причинам, в том числе и по соображениям безопасности. В третьих, чип или карточка может использоваться и в качестве ключа от номера. Для гостя это дополнительное удобство, а преимущества использования электронных ключей для гостиницы мы рассмотрим дальше. На счет гостя может быть наложено ограничение минимально допустимого сальдо (остатка депозита), величина которого может принимать и отрицательные значения и зависит от политики гостиницы и категории гостя.

О счетах за проживание в гостинице

Владельцем гостиничного счета (в системе «Shelter» используется термин «фолио») может быть не только гость, но и юридическое лицо. Помимо регистрации услуг и платежей над фолио можно производить и другие операции. Например, транзакция может быть перенесена из одного фолио в другой (в «Shelter» это называется «трансфер»). Трансфер представляет собой пару дополняющих друг друга транзакций; такое решение позволяет видеть источника и получателя трансфера в любом отчете по фолио. Необходимость совершения трансфера возникает в случае сложных расчетов с гостями, когда гости платят друг за друга или передают друг другу неиспользованные денежные средства, при расчетах с организованной группой и др.

Другое удобное средство, поддерживаемое системой «Shelter» — автоматический трансфер, позволяющий совершать переносы транзакций без вмешательства портье при наступлении заданных условий. Рассмотрим пример. Компания устроила в гостинице конференцию, оплачивая аренду зала, проживание участников и их питание в пределах $50 на человека. В этом случае удобно создать фолио компании и внести туда стоимость аренды, а фолио всех приглашенных ей гостей соединить с фолио компании с помощью автотрансфера, указав в качестве условия «тип транзакции — проживание» или «тип транзакции — питание, но с ограничением на общую сумму в $50». Все гости получают идентификаторы и смогут приобретать любые услуги, но проживание и питание до $50 будет автоматически переноситься на фолио компании.

По окончании конференции гостиница сможет предъявить счета и компании и гостям, при этом гости заплатят только за то, что не было перенесено на фолио компании, однако в их фолио будут отражены все оказанные им услуги. Если возникает необходимость разделить одно фолио на несколько, это можно сделать не только трансферами, но и специальной операцией деления. Она облегчает работу портье в нестандартных ситуациях, например, если один из двух гостей, проживавших в номере, попросил счет на оплату 30% всех услуг ресторана. Упомянём и другие важные понятия: автоначисления (транзакции, генерируемые системой при закрытии дня), пакеты (совокупность транзакций с настраиваемым алгоритмом расчетом цены, использующим параметры заявки), тариф-контракты (специальные цены, связанные с договорами), категории периодов и периоды цен (средство, позволяющее описывать зависимость цен от выходных, праздничных и других дат).

Откуда берутся транзакции?

В качестве источника транзакций «Shelter» использует не только ввод оператора (портье), но и обеспечивает интерфейс с внешними системами. Эти системы можно подразделить на две категории: регистраторы оказанных услуг (примеры: телефонная станция, кабельное телевидение и пр.) и самостоятельные кассовые системы, в первую очередь система автоматизации общественного питания R-Keeper. Принципиальная разница между ними заключается в том, что интерфейс с системами, выделенные нами во вторую категорию, предполагает диалог (а не просто уведомление), в результате которого возможен и отказ гостиничной системы регистрировать транзакцию.

Причиной отказа может быть попытка расплатиться недействительным платежным средством (был предъявлен неизвестный системе или недопустимый к использованию идентификатор), выход за предел минимально допустимого остатка депозита для этого гостя, другие ограничения (например, гостю запрещены транзакции требуемого типа или востребованный ресурс занят). Если проблема в исчерпании депозита, гостю предлагается оплатить услугу наличными. Такая ситуация может возникать лишь в гостиницах, услугами которой пользуются не только проживающие в ней гости, но и «люди с улицы», поэтому предполагается, что ее торговые точки (ресторан, бар, киоск, тренажёрный зал и пр.) оборудованы кассовыми аппаратами.

Если речь идет о закрытом пансионате, то тогда ограничивать расходы гостя не имеет смысла. Прием оплаты полностью переносится на службу приема гостей (reception), при этом периодически снимается отчет по текущим балансам открытых гостевых счетов и гостям, остаток которых особенно мал, делается вежливое предложение внести оплату. Системы первой категории (регистраторы) лишь фиксируют факт услуги, например, совершения телефонного звонка. Их задачей является взаимодействие с оборудованием, в нашем примере это телефонная станция. Определение стоимости транзакции в этом случае возлагается на модуль тарификатора, учитывающем и параметры оказанной услуги, и возможную специфическую информации о госте. Если гость и его счет не могут быть идентифицированы (например, звонок совершен из незаселенного номера), система не создает транзакцию, но вносит эту услугу в отчет неавторизованных услуг.

Управление номерным фондом

«Shelter» поддерживает большинство стандартных функций этого рода. Базовым понятием является элементарная заявка на занятие номера или номера определенного типа на заданный период. Заявка может имеет статус мягкого или жесткого бронирования, статус «поселен», «гость выехал», статус специального занятия. Заявки могут объединяться в группы, над группами определен ряд операций, ускоряющих работу портье. Поселенная заявка может быть разбита на фрагменты (если гость переезжал из номера в номер).

Визуальный интерфейс управления номерным фондом является расписанием комнат, представленном в виде диаграммы с изменяемым масштабом или списком заявок за период. Работа с заявками тесно связана с управлением соответствующими фолио. В основном эти действия (создание, настройка и закрытие фолио) осуществляются функциями заявок автоматически, но всегда существует возможность перейти от заявки к фолио и обратно.

Использование электронных ключей

Устройства, используемые для идентификации гостя (магнитные и смарт-карты и чипы), могут являться и ключами от номеров. Главным преимуществом такого ключа перед механическим является отсутствие необходимости менять замок при потере ключа: достаточно перепрограммировать замок. Если же используемое оборудование предполагает хранение в ключе периода его действия, то после выезда гостя ключ просто перестает действовать. Достаточно «умная» система позволяет создавать разнообразные категории ключей (этажные с ограничением по времени - для горничных, универсальные - для администрации и пр.), снимать журнал посещений номера и т.д. Существует множество технических решений: полноценные замки и замки-защелки, со встроенным или внешним питанием, автономные или управляемые сервером.