Автоматизация выставочных мероприятий

Автоматизированная информационная система «Барс.ЭКСПО» - специализированный программно - аппаратный комплекс, разработанный корпорацией «ДатаКрат», предназначен для комплексной автоматизации и информационно – технического обслуживания массовых мероприятий в сфере выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности, в сфере проведения спортивно-зрелищных и других EVENT – мероприятий.

Главной особенностью деятельности «ДатаКрат» является поставка комплексной интегрированной системы автоматизации массового мероприятии на базе:

• автоматизированной системы регистрации и аккредитации участников и посетителей на массовые мероприятия, деление их на категории и наделение правами, свойственными конкретной категории;

• системы контроля и управления санкционированным доступом участников и посетителей как на общую площадку проведения мероприятия, так и в ограниченные зоны в соответствие с категорией участника;
• комплексного оснащения мероприятия аппаратным комплексом технических средств;
• системы самостоятельной регистрации и аккредитации по средствам автоматических терминалов самообслуживания;
• информационно – справочная системы и «match-making»;
• полной интеграции с билетно – пропускной системой при необходимости организации платного доступа на мероприятие;
• интеграции с автоматизированной парковочной системой.

Анкета (первичный опрос Заказчика с целью составления ТКП по проекту автоматизации мероприятия) 

Применение системы автоматизации «Барс.ЭКСПО» возможно на мероприятиях любых форматов и масштабов: выставки, форумы, конференции и конгрессы, собрания акционеров, саммиты, для аккредитации посетителей на массовые культурно-развлекательные и спортивные мероприятия типа фестивалей, турниров и чемпионатов, выставочных салонов и многие другие виды ENENT – мероприятий, где имеется необходимость регистрации и учета участников.

 

Задачи, которые успешно решает «Барс.ЭКСПО»

Для организатора:

• минимизация времени на проведение регистрации участников и как следствие сокращение очередей;

• возможность развернуть точки регистрации участников в любом удобном для участников месте (аэропорты, вокзалы, гостиницы и т.д.);

• контроль оплаты участия, доверенностей, выдачи раздаточных материалов и т.д.;
• контроль и разграничение прав доступа в ограниченные зоны между категориями участников и обслуживающим персоналом;

• обеспечение повышенных мер безопасности к хранению персональных данных участников в БД (отсутствие утечек информации, резервное копирование данных и т.д.);

• минимизация злоупотреблений со стороны персонала (продажа билетов на участие “мимо кассы”), накладных расходов, обслуживающего персонала;

• разгрузка информационных стоек “help-desk”, благодаря поддержке информационных терминалов;

• повышение имиджа мероприятия;

• возможность реализации эффективной маркетинговой политики за счет:  

• получения базы данных участников с координатами;

• поддержки различных видов карт участников (VIP-участник, гость/посетитель, пресса, персонал, служба безопасности и т.д.);

• источник получения дополнительного дохода за счет размещения рекламной информации экспонентов, спонсоров и прочих организаций на бейджах, лентах и т.д.

Для участника/экспонента:

• возможность самостоятельной регистрации посетителей стенда при помощи мобильных терминалов сбора данных и контроля доступа “Hand Held”;

• автоматизированное получение базы данных посетителей стенда и их координат (автоматическое упорядочение и обработка).

Для посетителя/ гостя:

• предварительная регистрация на мероприятие через сайт в удобное для посетителя время и удобном месте (через web-сайт);

• возможность прохождения процедуры аккредитации удаленно в подходящих для посетителей местах: в терминалах прилета аэропортов, на станциях ж/д или автовокзалов, в гостиницах и т.д.;

• сокращение очередей и максимально быстрый доступ на площадку проведения мероприятия и в его ограниченные зоны (конференции, презентации, оргсобрания, планерные заседания и т.д.;

• удобство использования личного идентификационного носителя информации о себе и пропуск на мероприятие (отсутствует необходимость в раздаче визиток экспонентам – вся необходимая о них информация содержится в уникальном идентификаторе на бейдже);

• удобная система электронного назначения встреч match-making (смс - сервис).

• получение доступа к персональному электронному кабинету гостя, актуальной и достоверной информации о программе мероприятия, к его карте, местах расположения интересующих зон через информационные терминалы.

Для персонала:

• повышение эффективности труда за счет автоматизации бизнес-процессов, снижающих трудоемкость и время обслуживания клиентов;

• минимизация ошибок в работе операторов системы;

• удобство в предоставлении статистической и управленческой отчетности.

Комплектация программно - аппаратного комплекса «Барс.ЭКСПО» осуществляется исключительно на модульной основе (с добавлением необходимых опций и модулей), исходя из технических требований проектов.

Для изготовления беджей используются 2 основных вида носителей: бумажный и пластиковый. Специальный идентификатор личности человека на бумажный носитель может быть нанесен только в виде штрих-кода, пластиковые носители могут содержать встроенной в бейдж (смарт-карту) чип, штрих-код или магнитную полосу. Достоинствами использования пластиковых бейджей являются: повышенная степень защиты от подделок, презентабельный внешний вид и  практичность к внешним воздействиям (влага, истирание) по сравнению с бейджем, который выполнен из бумаги.

Выбор конкретного носителя информации об участнике должен быть обоснован функциями его применения на мероприятии.

«ДатаКрат» обладает гибкими ресурсами для реализации проектов по организации системы регистрации массовых мероприятий, именно поэтому мы можем предложить Вам сотрудничество по 2 схемам:

• конечная продажа программно – аппаратного комплекса «Барс.ЭКСПО» для выставочно - конгрессных центров;

• аренда программно – аппаратного комплекса «Барс.ЭКСПО» на время проведения мероприятия. В таком случае, Вы как Организатор мероприятия вместе с системой «Барс.ЭКСПО» получаете комплекс дополнительных услуг:
  

• техническое сопровождение системы с выездом компетентной группы технических специалистов в режиме «24 часа в сутки»;
• поставка расходных материалов и комплектующих для изготовления бейджей;
• прокладка и монтаж необходимых коммуникаций для организации системы;
• подбор оборудования в соответствие с заданным функционалом и требованиями;
• формирование специфических форм отчетов после проведения мероприятия.

* печать бейджей – это процесс нанесения на носитель информации о человеке, будь то имя, фамилия, отчество, фотография, логотип компании и т.д. Бейдж – это средство идентификации личности в пространстве с большим количеством людей. Печать бейджей необходима для следующих видов мероприятий: выставочные салоны, форумы международного и российского масштаба, семинары на злободневную тему с привлечением экспертов своего дела и некоторые другие общественные мероприятия, участниками которых становится большое количество человек. Печать бейджей в этом случае должна быть максимально быстрой и удобной как для оператора, так и для посетителя, печать бейджей необходима при обработки и сбора данных о посетителях выставки, форумов, семинаров в большом потоке участников и посетителей, это система идентифицирования каждого человека и занесение его в базу данных для последующих маркетинговых  и статистических действий.
автоматизация выставок; автоматизация форумов; автоматизация семинаров.