Автоматизация семинаров

 Версия для печати
 Отправить на e-mail

Автоматизация семинаров – это необходимость для облегчения труда организатора.

Автоматизация семинаров выглядит несколько усеченнее, нежели автоматизация выставочных мероприятий. Автоматизация семинара процесс достаточно сложный, требующий слаженной работы всех компонентов системы, отвечающий за правильную организацию мероприятия. Автоматизация семинаров может быть составлена из оборудования, легкопереносимого, легкомонтируемого и неприхотливого к подключению к различным системам связи. Подобная автоматизация семинаров является более универсальной, быстрой, правильной и малозатратной.

Автоматизация семинара начинается с регистрации его участников. Каждый участник заполняет подробную анкету и получает доступ на вход, данные о каждом участнике и посетителе вносятся в общую базу данных с помощью специализированного, адаптированного к Вашим задачам, программного обеспечения. Автоматизация семинара также включает в себя печать индивидуального бейджа, с указанием фамилии имени отчества, логотипа компании, которую человек представляет, либо логотипа компании – генерального спонсора мероприятия.

Автоматизация семинаров может включать в себя системы турникетов, регистраторов через магнитные карты и т.д. Автоматизация семинаров предполагает различные системы отчетности по итогам мероприятия. Существует возможность составления отчетности по количеству участников, по количеству посетителей, по половому разделению и тех и других, по возрастному принципу, по принципу должностной принадлежности, по принципу интереса к мероприятию различных структур, работающих в различных сферах деятельности.

Автоматизация семинара позволяет устанавливать регламент выступлений участников, ограничивать их во времени, либо давать возможность слова по нажатию нескольких кнопок на оборудовании одним оператором – модератором мероприятия. Автоматизация семинара предполагает слаженную работу аудиомикрофонной поддержки, поддержки выведения информации на плазменные экраны и мини мониторы каждого из участников, существует возможность аудиозаписи выступлений, видеорегистрации и стенографирования встречи. Автоматизация подобным образом позволит строго регламентировать время и формат встречи и получить максимально больше плюсов от этого мероприятия.

Автоматизация семинаров неизбежно приводит к сокращению издержек предприятия – организатора встречи, улучшению качества обслуживания, что немаловажно, поскольку семинар – это встреча людей высокого ранга, знатоков своей сферы деятельности, бизнесменов и просто деловых людей, которые дорого ценят свое время и не готовы его тратить в очередях, на регистрации, в ожидании своего выступления при обязательном наличии людей, нарушающих временной регламент.

Автоматизация семинаров также решит проблему контроля за персоналом, исключит любые злоупотребления с его стороны, позволит производить контроль и учет рабочего времени каждого человека, что, безусловно, повысит эффективность труда, позволит оптимизировать количество необходимого персонала, сократит документооборот. Автоматизация семинара может быть интегрирована в систему 1С, что облегчит документооборот и отчетность для бухгалтерии. Также автоматизация семинаров позволит показывать на экране каждого участника только необходимую ему информацию, позволит вернуться к текстам предыдущего выступления, прослушать это выступление еще раз (в каждом мониторе могут быть предусмотрены аудиовходы для наушников), пересмотреть его.